Безперервне вдосконалення видів діяльності: п`ять кроків процесу
Існує багато способів вдосконалення видів діяльності і бізнес-процесів. Деякі методи вдосконалення мають галузеву специфіку. Проте наступні п`ять загальних кроків можуть бути застосовні в будь-якій організації. Визначення причин і наслідків: чинники впливу на затрати/вихідні причини. Визначення потреб клієнтів. Пошук рішень із застосуванням творчого мислення. Переконфігурування бізнес-процесів і видів діяльності. Управління новими процесами, що переконфігуровуються.
1. Визначення причин і наслідків: чинники впливу на затрати/вихідні причини
Процеси, що не є необхідними, або вимоги можуть бути чинниками впливу на витрати. Компанія MegaStorage виявила, що вона може заощадити час і гроші, якщо не стане перевіряти меблі, що поступають на склад. Ним і не потрібно було перевіряти їх, оскільки їх вже перевіряв виробник меблів. Були сертифікати виробника/постачальника, що свідчать про те, що меблі були перевірені. Ця попередня інспекційна перевірка дозволяла MegaStorage заощадити величезну кількість часу і ресурсів.
Наполігши на тому, що перевірку меблів повинен проводити виробник/постчальник меблям, MegaStorage змогла скоротити свої витрати. Перевірки або їх відсутність були чинниками впливу на витрати. Організації повинні визначити свої бізнес-процеси і види діяльності. Вони повинні спробувати виділити якомога більше чинників впливу на витрати. Нижче наведені приклади таких категорій чинників впливу на витрати.
Джерело чинника впливу на витрати:
зовнішній по відношенню до відділу;
внутрішній по відношенню у відділу;
технологія.
Контрольовані:
відділом;
ким-небудь за межами відділу;
ким-небудь за межами організації.
Що вимагають вкладень у формі:
капітальних вкладень;
робочого часу.
2. Визначення потреб клієнтів
Банк EZ Money зміг забезпечити задоволення потреб клієнтів, заощадивши при цьому час і ресурси шляхом збільшення тривалості обробки кредитів. Банк заощадив гроші, але не пожертвував при цьому потребами своїх клієнтів.
Організація повинна проводити дослідження ринку для визначення потреб своїх клієнтів (як внутрішніх, так і зовнішніх). На основі отриманих від клієнтів відповідей організація зможе удосконалити свої бізнес-процеси, задовольнивши потреби, але скоротивши при цьому витрати. Якщо можливо, то анкети опиту потрібно направляти ключовим клієнтам. Хорошою ідеєю буде вкладення анкет і листів з проханням викласти пропозиції в поштову кореспонденцію, що направляється клієнтам. Потім організація повинна прислухатися до того, що їй говорять клієнти.
3. Пошук рішень із застосуванням творчого мислення
Багато з нас повсякденна рутина затягує до такої міри, що ми рідко шукаємо дороги її удосконалення. Якби ми зупинилися на якийсь час і провели «мозкову атаку» або стали мислити дійсно творчо про завдання, які ми виконуємо щодня, то ми б обов`язково придумали інші способи виконання цих завдань. Необхідно всього лише трохи творчого мислення. Нижче представлений список можливих способів оцінки ваших видів діяльності і процеси з боку. Поставте під сумнів ваші припущення про виконувані вами види діяльності і процеси. Чи повинні вони дійсно виконуватися на існуючому рівні? Чи може хто-небудь іншій надавати ці послуги і продукти? Чи може змінитися місце здійснення виду діяльності? Чи може яка-небудь частина послуги виявлятися де-небудь ще? Вийдіть за рамки вашої галузі і поглянете, як в інших галузях здійснюються види діяльності? Можливо, якісь з їх видів діяльності і не мають відношення до вашої галузі, але, можливо, принципи, що стоять за їх бізнес-процесами і видами діяльності, можуть бути застосовані і у вас? Вивчить прийоми, що використовуються в інших відділеннях, офісах і відділах. Деякі з цих прийомів могли б бути переведені в прибуток вашого відділу. Налагоджуйте зв`язки з іншими підрозділами і відділами. Вони можуть згодитися в майбутньому. Встановлюйте зв`язки між вашими постачальниками, постачальниками ваших постачальників, вами, вашими клієнтами і клієнтами ваших клієнтів. Спробуйте виконати ваші види діяльності або бізнес-процеси з кінця і з середини. Процес має бути здійснимо, з якого б моменту ви не починали. Зміщуйте парадигми. Розбивайте шаблони і перемішайте робочі потоки. Ставте під сумнів все. Не слід думати, що якщо процес виконувався певним чином протягом ряду років, то це найбільш ефективний спосіб його виконання. Використовуйте «несхожість» - представте себе іншою людиною, послугою, местомом або річчю. Прочитайте хоч би один журнал, що не відноситься до галузевих видань і не відноситься до бізнесу взагалі, - для пошуку ідей.
4. Переконфігурація бізнес-процесів і видів діяльності
Після того, як будуть виявлені проблемні ділянки в бізнес-процесах або видах діяльності організації, необхідно у загальних рисах описати можливі рішення і «вбудувати» їх в бізнес-процес, аби перевірити їх відповідність. Деякі рішення підійдуть, інші - ні. Прагніть вчитися на кожній невдачі. Пам`ятаєте, що компанія Sony відома своїми успішними продуктами, і, проте, у неї один з найвищих рівнів частоти невдач. Проте більшість з нас пам`ятають її успіхи, а не невдачі.
Після того, як будуть знайдені рішення, які працюють, можливо, слід переконфігурувати бізнес-процеси або види діяльності для виводу їх на вищий рівень ефективності. Це означає, що необхідно провести додатковий аналіз після перебудови бізнес-процеса.
Майте на увазі і те, що рішення може спрацювати відносно одного виду діяльності і не спрацювати відносно іншого. Використовуйте метод проб і помилок для навчання, а не обвинувачення розчарувань.
5. Управління новими процесами, що переконфігуровуються.
Після того, як бізнес-процеси і види діяльності будуть вдосконалені, можливо, доведеться змінити управлінські прийоми підтримки таких удосконалень. Якщо старі бізнес-процеси не працювали, то чому повинен працювати старий стиль управління роботою? Прогрес вдосконаленого бізнес-процеса можна відстежувати шляхом документальної фіксації і віддзеркалення в бухгалтерському обліку заощадження часу, ресурсів і робочого навантаження.
Шість способів удосконалення видів діяльності і вихідних результатів
Для поліпшення всієї діяльності в цілому керівництво і працівники, зайняті в процесах, повинні провести удосконалення кожного бізнес-процесу. Необхідно сконцентрувати увагу на вдосконаленні бізнес-процес, оскільки акцент на ресурсах або видах діяльності може привести до недостатньої міри оптимізації. Пропонуємо декілька порад на дорозі вдосконалення бізнес-процесів і видів діяльності.
Скорочуйте об`єми бізнес-процесів і видів діяльності там, де це можливо.
Усувайте види діяльності, завдання і кроки, що не створюють доданої вартості або що немає допоміжними для тих, що створюють додану вартість видів діяльності.
Координуйте кожен вид діяльності з клієнтами, постачальниками, іншими центрами витрат або іншими підрозділами.
Автоматизуйте види діяльності, де лише це можливо.
Удосконалюйте внутрішні методи і міняйте послідовність виконання видів діяльності.
Починайте з поточних питомих витрат по бізнес-процесу і видам діяльності. Потім поміняйте напрям руху і поверніться до окремих категорій витрат (таким, наприклад, як зарплата, матеріали і т. д.), аналізуючи види діяльності і завдання, що входять в кожен вид діяльності.
В результаті проведення удосконалення усувається розчарування, з`являються гроші для зростання, відбувається економія витрат і робочого навантаження.
Зробити стартовою
Додати у вибране
Підписатися на новини
