ТОП
  Новини
  Інтерв'ю
  Біржа праці
  Дошка оголошень
  Каталог підприємств
  Акції та пресс-релізи
  Статті та Аналітика
 

Довідник
  Про Луцьк
  Карта Луцька
  Міська тел. довідка
  Телефонні коди Волині
  Поштові індекси Волині
  Міський транспорт
  Розклад руху поїздів
  Розклад руху по АС-1
 

Інструменти
  Книги
 

Ми ВКонтакте
 


Підписка на новини

e-mail:
RSS RSS
 


Організаційні комунікації: вдосконалення і управління ними




Організаційні комунікації: вдосконалення і управління ними
Мета комунікаційного процесу - забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну. При цьому виділяють чотири базові елементи комунікаційного процесу:
  1. Відправник - особа, що генерує ідеї, об`єм інформації, збирає і передає її.
  2. Повідомлення - власне, інформація, закодована за допомогою символів.
  3. Канал зв`язку - засіб передачі інформації.
  4. Одержувач - особа, якій призначена інформація і яка інтерпретує її.

Процес обміну інформацією реалізується наступними етапами:

  1. Зародження ідеї: відправник вирішує, яку ідею слід зробити предметом обміну.
  2. Кодування і вибір каналу. Перш ніж передати ідею, відправник повинен за допомогою символів закодувати її, використовуючи для цього слова або символи (вербальне оформлення), а також жести, міміку (невербальне оформлення). Кодування перетворює ідею на повідомлення, тобто кодування можна уявити собі як операцію упаковки. При комунікації важливою є відповідність ідеї і каналу зв`язку.
  3. Передача. Вона може здійснюватися усними або письмовими повідомленнями безпосередньо від однієї особи до іншого або за допомогою пошти чи інших каналів зв`язку (телефон, комп`ютерні мережі і так далі).
  4. Декодування - переклад символів повідомлення в думці одержувача. Особливо слід підкреслити: обмін інформацією слід вважати ефективним, якщо одержувач продемонстрував розуміння ідеї, здійснивши дії, які чекав від нього відправник. З ряду причин одержувач може надати іншого сенсу повідомленню, ніж передбачав відправник.

Значне поліпшення обміну інформацією відбувається при використанні в комунікаційному процесі зворотного зв`язку. В цьому випадку відправник і одержувач міняються комунікаційними ролями.

Зворотний зв`язок допомагає поліпшити обмін інформацією, дозволяючи обом сторонам пригнічувати шум. Проте шум в системі присутній завжди унаслідок різних причин:

  • мовний бар`єр, тобто використання при обміні інформацією мови, незрозумілої одержувачеві. У будь-яку організацію сьогодні поступає всіляка інформація, яка включає терміни з різних спеціалізованих мов. Вони можуть бути маловідомими і навіть невідомими. Сучасні організації об`єднують працівників різних спеціальностей зі своїми специфічними мовами. У підрозділах часто виробляються нові слова і нові значення старих слів. Майже всі фахівці виробляють свій власний технічний жаргон. Письмову мову правильно розуміти важче, ніж усну. При особистому спілкуванні люди прагнуть викладати свої ідеї, орієнтуючись на слухача, його реакцію. Відправникові письмового повідомлення неможливо оцінити реакцію одержувача і міру розуміння ним сенсу інформації;
  • компетенція учасників обміну інформацією, яка виявляється: через упередженість, тобто неприйняття працівниками фактів, невідповідних зробленій раніше оцінці ситуації і вже виробленому рішенню; спеціалізації працівників, яка часто робить їх кругозір вузьким;
  • відмінність статусу працівників (статус - стан індивіда в системі суспільних стосунків) і самозахист ініціатора інформації. Відмінності працівників за статусом перешкоджають обміну інформації як від низу до верху, так і зверху вниз. Коли в компанії існує практика хвалити підлеглих виключно за хороші новини, працівники починають відбирати, яку інформацію представляти, а яку слід приховати або притримати. Тому у керівників складається картина благополучніша, ніж це є насправді. Ввічливе поводження з керівником при особистому спілкуванні відображає найбільшою мірою співвідношення посад, а не реальну думку працівників;
  • при передачі інформації по горизонталі внутрішньоорганізаційні бар`єри виникають унаслідок конкуренції між підрозділами за ресурси;
  • географічна відстань між учасниками обміну. Передача інформації поштою, по телефону, електронній пошті хоча і відбувається швидко, але не може замінити особистого спілкування. Усний зв`язок по телефону як найближчий аналог особистому спілкуванню обходиться дорого і втрачає важливі відтінки живої мови (вираз обличчя, жести). Щоденний особистий контакт стимулює спілкування. Через географічний чинник працівники втрачають ці можливості, і виникають труднощі у визначенні, яка інформація потрібна. Обмін інформацією між центром і периферійними підрозділами, з одного боку, виявляється дуже великим, а з іншої - все менше відповідає місцевим умовам і залишається незасвоєним;
  • вплив іншої роботи. У звичайній робочій ситуації працівникові не вистачає часу і він встановлює пріоритети відносно вимог, що пред`являються до нього. Він частіше приділяє час робочим ситуаціям, що вимагають негайного втручання, ніж складанню звітів. Постійні вимоги давати відомості про свою роботу викликають у нього незадоволеність, оскільки він розцінює їх як звинувачення в недобросовісній роботі. У багатьох організаціях інформаційна робота вважається канцелярською і відсовується на другий план;
  • спеціальні обмеження в поширенні інформації, до яких відносяться:

- захищеність (право на інформацію, секретність, захист систем обробки даних);

- персоніфікація (інформація лише для певних осіб);

- допустимість засобів зв`язків (лише телефон, особиста зустріч і тому подібне);

- гранична пропускна спроможність каналів інформації (кількість каналів, швидкість передачі, допустимість, ємкість і швидкодія пам`яті).

Завдання функціонування інформаційної системи полягає в тому, аби, по-перше, інформація попала за призначенням, по-друге, не була використана небажаним чином. Обмеження доступу до даних, особливо комерційного, фінансового, технічного характеру, у міру переходу на нижчі рівні організаційної ієрархії обумовлені як наявністю проблеми безпеки, так і побоюваннями, що дані будуть неправильно використані.

Ефективність комунікаційних процесів залежить від багатьох чинників.

1. Необхідно визначити потребу в інформації. При цьому слід забезпечити розуміння працівниками, як використовуватиметься інформація, і правильний напрям інформаційних запитів. Існує два основні підходи до пошуку інформації:

  • активний, коли певний набір даних шукається або безпосередньо, або опосередковано, наприклад, за допомогою співробітника бібліотеки. Цей підхід на мові носіїв інформаційних технологій називається «pull» - «витягування»;
  • пасивний, коли співробітник оповіщає свій підрозділ або організацію в цілому, яка йому потрібна інформація ( «push» - «виштовхування»).

2. Персонал має бути обізнаний про наявність інформації, тобто мають бути покажчики, каталоги, телефонні довідники, навігатори і так далі, а також можливість звернення до професіоналів для здобуття відомостей про накопичені в організації знання. Сприяння в пошуку інформації забезпечується введенням в організації нових посад спеціально для допомоги тим, хто зайнятий пошуком інформації, а також залученням експертів для фільтрації інформації.

3. Забезпечення доступу до інформації. Для здобуття інформації методами «pull» і «push» необхідно забезпечити користувачеві найбільш зручні засоби і підтримувати баланс між цими методами (таблиця. 1).

Таблиця 1. Порівняльна характеристика методів пошуку інформації за принципом «витягування» і «виштовхування».

    Метод витягування («пулл»)        Метод «виштовхування» («пуш»)    
Ціль    Пошук інформації (навігація) Поглинання (захоплення) інформації   
Користувач    Активний: ініціативно шукає інформацію    Пасивний: якесь джерело посилає   інформацію
Придатний для   Одноразової потреби в знаннях
Проведення дослідження
Отримання детальної інформації

Довгострокового попиту на знання 

Отримання термінової або швидкостаріючої інформації

Основна перевага Дозволяє дістати доступ до інформації в потрібний час Привертає увагу до важливих матеріалів
Основний недолік Користувач витрачає багато часу (на оволодіння технологією пошуку) Перенавантаження користувача, оскільки він не контролює процес надходження інформації
Приклади Каталоги, покажчики, браузер (переглядова система) e-mail

4. Система комунікацій в організації повинна характеризуватися завершеністю і повнотою, що означає, що забезпечений доступ як до централізовано керованої, так і індивідуально створюваної інформації. Створюються структури і методи повторного використання даних.

Для вдосконалення комунікацій рекомендується:

  • забезпечити управління інформаційними потоками в організації, тобто чітко представляти потреби в інформації всіх рівнів управління і організувати потоки інформації відповідно до цих потреб;
  • використовувати при передачі повідомлень паралельні декілька каналів зв`язку (наприклад, письмову і усну мову);
  • проявляти постійну увагу до процесів обміну інформацією (зустрічі з підлеглими, обговорення майбутніх змін, звіти за результатами контролю);
  • організувати системи зворотних зв`язків (опитування працівників, система збору пропозицій від працівників, ротація кадрів);
  • практикувати випуск інформаційних бюлетенів;
  • забезпечити підвищення кваліфікації працівників управління;
  • використовувати сучасні інформаційні технології (відеоконференції і так далі).

Для успішного здійснення комунікації менеджери повинні керуватися наступними правилами:

  1. Перед комунікацією чітко визначити ідеї, що вкладаються в послання. Необхідно враховувати цілі і установки тих, кому направлено послання, і тих, кого воно стосується.
  2. Проаналізувати дійсну мету кожної комунікації. Слід визначити найважливішу мету, а потім адаптувати мову, інтонацію і підхід в цілому з тим, аби всі вони сприяли досягненню поставленої мети. Не слід добиватися дуже багато однією комунікацією.
  3. Проаналізувати все фізичне і людське оточення при будь-якій комунікації. Велике значення мають: вибір часу комунікації, особиста або інша форма комунікації, соціальний клімат в організації, в підрозділі і так далі. Комунікація повинна постійно пристосовуватися до умов змінного середовища.
  4. При плануванні комунікації необхідно консультуватися з іншими співробітниками; часто важливо добиватися участі інших співробітників. Це може надати додаткової переконливості і об`єктивності повідомленню. Часто ті, хто надав допомогу в плануванні комунікації, нададуть їй активну підтримку.
  5. Слід звернути найпильнішу увагу на інтонацію і основний вміст повідомлення. Це позначається на позиції людей, яким направлено повідомлення.
  6. Слід скористатися можливостями, коли вони з’являються, включити в повідомлення щось корисне і цінне для його одержувача. Підлеглі з більшою готовністю відгукуються на такі повідомлення.
  7. Необхідно встановлювати комунікацію не лише на сьогоднішній день, але і на майбутнє. Хоча комунікація направлена на вирішення, в першу чергу, безпосередніх завдань, вона має бути організована з врахуванням минулого досвіду і відповідати довготривалим інтересам і цілям організації.
 Прочитано - 4474 раз








Сервіси
  Афіша
  ТВ - програма
 

Медіа
  Фотогалерея
  Відео - Луцьк
 

...

Погода Луцьк
 


Погода в інших містах

волог.:

тиск:

вітер:

волог.:

тиск:

вітер:

волог.:

тиск:

вітер:

волог.:

тиск:

вітер:

 

Ми в Facebook
 




© 2007 - 2016 Топ Луцьк


Проект компанії:
Про портал | Правила порталу | Рекламодавцям

Промо | Партнери проекту | Робота у нас | Карта сайту | FAQ | Контакти