ТОП
  Новини
  Інтерв'ю
  Біржа праці
  Дошка оголошень
  Каталог підприємств
  Акції та пресс-релізи
  Статті та Аналітика
 

Довідник
  Про Луцьк
  Карта Луцька
  Міська тел. довідка
  Телефонні коди Волині
  Поштові індекси Волині
  Міський транспорт
  Розклад руху поїздів
  Розклад руху по АС-1
 

Інструменти
  Книги
 

Ми ВКонтакте
 


Підписка на новини

e-mail:
RSS RSS
 


Організаційні комунікації: вдосконалення і управління ними




Організаційні комунікації: вдосконалення і управління ними
Мета комунікаційного процесу — забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну. При цьому виділяють чотири базових елемента комунікаційного процесу: 
  1. відправник — особа, що генерує ідеї, об`єм інформації, збирає і передавальне її;
  2. повідомлення — власне інформація, закодована за допомогою символів;
  3. канал зв`язку — засіб передачі інформації;
  4. отримувач — особа, якій призначена інформація і яке інтерпретує її.

Процес обміну інформацією реалізується наступними етапами:

  1. Зарождження ідєї: відправник вирішує, яку ідею слід зробити предметом обміну.
  2. Кодування і вибір канала. Перш ніж передати ідею, відправник повинен за допомогою символів закодувати її, використовуючи для цього слова або символи (вербальне оформлення), а також жести, міміку (невербальне оформлення). Кодування перетворює ідею на повідомлення, тобто кодування можна уявити собі як операцію упаковки. При комунікації важливою є відповідність ідеї і каналу зв`язку.
  3. Передача. Вона може здійснюватися усними або письмовими повідомленнями безпосередньо від однієї особи до іншої або за допомогою пошти і інших каналів зв`язку (телефон, комп`ютерні мережі і так далі).
  4. Декодування — переклад символів повідомлення в думці одержувача. Особливо слід підкреслити: обмін інформацією слід вважати ефективним, якщо одержувач продемонстрував розуміння ідеї, здійснивши дії, які чекав від нього відправник. З ряду причин одержувач може додати інший, чим припускав відправник, сенс повідомленню.

Значне поліпшення обміну інформацією відбувається при використанні в комунікаційному процесі зворотнього зв`язку. В цьому випадку відправник і одержувач міняються комунікаційними ролями.

Зворотній зв`язок дозволяє поліпшити обмін інформацією, дозволяючи обом сторонам пригнічувати шум. Проте шум у системі присутній завжди унаслідок різних причин.

  1. Мовний барєр, тобто використання при обміні інформацією мови, незрозумілої одержувачеві. У будь-яку організацію сьогодні поступає різноманітна інформація, яка включає терміни з різних спеціалізованих мов. Вони можуть бути маловідомими і навіть невідомими. Сучасні організації об`єднують працівників різних спеціальностей зі своїми специфічними мовами. У підрозділах часто виробляються нові слова і нові значення старих слів. Майже всі фахівці виробляють свій власний технічний жаргон. Письмову мову правильно розуміти важче, ніж усну. При особистому спілкуванні люди прагнуть висловлювати свої ідеї, орієнтуючись на слухача, його реакцію. Відправникові письмового повідомлення неможливо оцінити реакцію одержувача і ступінь розуміння ним сенсу інформації.
  2. Компетенція учасників обміну інформацією, яка виявляється: через упередженість, тобто неприйняття працівниками фактів, не відповідних зробленій раніше оцінці ситуації і вже виробленому рішенню; спеціалізацію працівників, яка часто робить їх кругозір вузьким.
  3. Розділення статусу робітників (статус — положення індивіда в системі суспільних відносин) і самозахист ініціатора інформації. Відмінності працівників по статусу перешкоджають обміну інформації як від низу до верху, так і зверху вниз. Коли в компанії існує практика хвалити підлеглих виключно за хороші новини, працівники починають відбирати, яку інформацію представляти, а яку слід приховати або притримати. Тому у керівників складається картина благополучніша, ніж це є насправді. Ввічливе поводження з керівником при особистому спілкуванні відображає найбільшою мірою співвідношення посад, а не реальну думку працівників.
  4. При передачі інформації по горизонталі внутрішньоорганізаційні бар`єри виникають унаслідок конкуренції між підрозділами за ресурси.
  5. Географічна відстань між учасниками обміну. Передача інформації поштою, по телефону, електронній пошті хоча і відбувається швидко, але не може замінити особистого спілкування. Усний зв`язок по телефону як найближчий аналог особистому спілкуванню обходиться дорого і втрачає важливі відтінки живої мови (вираз обличчя, жести). Щоденний особистий контакт стимулює спілкування. Через географічний чинник працівники втрачають ці можливості і виникають труднощі у визначенні, яка інформація потрібна. Обмін інформацією між центром і периферійними підрозділами, з одного боку, виявляється дуже великим, а з іншої — все менше відповідає місцевим умовам і залишається незасвоєним.
  6. Вплив іншої роботи. У звичайній робочій ситуації працівникові не вистачає часу і він встановлює пріоритети відносно вимог, що пред`являються до нього. Він більше приділяє часу робочим ситуаціям, що вимагають негайного втручання, чим складанню звітів. Постійні вимоги давати відомості про свою роботу викликають у нього незадоволеність, оскільки він розцінює їх як звинувачення в недобросовісній роботі. У багатьох організаціях інформаційна робота вважається канцелярською і відсовується на другий план.
  7. Спеціальні обмеження в розповсюдженні інформациі, до яких відносяться:
  • захищеність (право на інформацію, секретність, захист систем обробки даних);
  • персоніфікація (інформація тільки для певних осіб);
  • допустімость засобів зв`язку (тільки телефон, особиста зустріч і тому подібне);
  • максимальна пропускна спроможність каналів інформації (кількість каналів, швидкість передачі, допустимість, ємкість і швидкодія пам`яті).
Задача функціонування інформаційної системи полягає в тому, щоб, по-перше информація потрапила по призначенню, по-друге не була використана небажаним чином. Обмеження доступу до даних, особливо комерційного, фінансового, технічного характеру, у міру переходу на нижчі ступені організаційної ієрархії обумовлені як наявністю проблеми безпеки, так і побоюваннями, що дані будуть неправильно використані.

 

Еффектівність комунікаційних процесів залежить від багатьох чинників.

1. Необхідно визначити потребу в інформації. При цьому слід забезпечити розуміння працівниками, як використовуватиметься інформація, і правильний напрям інформаційних запитів. Існує два основні підходи до пошуку інформації:

  • активний, коли певний набір даних шукається або безпосередньо, або опосередковано, наприклад за допомогою співробітника бібліотеки. Цей підхід на мові носіїв інформаційних технологій називається «pull» — «витягання»;
  • пасивний, коли співробітник оповіщає свій підрозділ або організацію в цілому, яка йому потрібна інформація ( «push» — «виштовхування»).

2. Персонал повинен бути обізнаний про наявність інформації, тобто повинні бути покажчики, каталоги, телефонні довідники, навігатори і так далі, а також можливість звернення до професіоналів для отримання відомостей про накопичені в організації знання. Сприяння в пошуку інформації забезпечується введенням в організації нових посад спеціально для допомоги тим, хто зайнятий пошуком інформації, а також залученням експертів для фільтрації інформації.

3. Забезпечення доступу до інформації. Для отримання інформації методами «pull» і «push» необхідно забезпечити користувачеві найбільш зручні засоби і підтримувати баланс між цими методами (табл. 1).

Таблица 1. Порівняльна характеристика методів пошуку інформації за принципом «витягування» і «виштовхування».


Метод витягування («пулл») Метод «виштовхування» («пуш»)
Ціль Пошук інформації (навігація) Поглинання (захоплення) інформації
Користувач Активний: ініціативно шукає інформацію Пасивний: якесь джерело посилає інформацію
Придатний для Одноразові потреби в знаннях
Проведення дослідження
Отримання детальної інформації
Довгостроковий попит на знання отримання термінової або швидкостаріючої інформації
Основна перевага Дозволяє дістати доступ до інформації в потрібний час Привертає увагу до важливих матеріалів
Основний недолік Користувач витрачає багато часу (на оволодіння технологією пошуку) Перенавантаження користувача, оскільки він не контролює процес надходження інформациі
Приклади Каталоги, покажчики, браузер (переглядова система) e-mail

4. Система комунікацій в організації повинна характеризуватися завершеністю і повнотою, що означає, що забезпечений доступ як до централізованої керованої, так і індивідуально створюваної інформації. Створюються структури і методи повторного використання даних.

Для удосконалення коммунікацій рекомендується:

  • забезпечити управління інформаційними потоками в організації, тобто чітко представляти потреби в інформації всіх рівнів управління і організувати потоки інформації відповідно до цих потреб;
  • використовувати при передачі повідомлень паралельні декілька каналів зв`язку (наприклад, письмову і усну мову);
  • проявляти постійну увагу до процесів обміну інформацією (зустрічі з підлеглими, обговорення майбутніх змін, звіти за наслідками контролю);
  • організувати системи зворотних зв`язків (досвід працівників, система збору пропозицій від працівників, ротація кадрів);
  • практикувати випуск інформаційних бюлетенів;
  • забезпечити підвищення кваліфікації працівників управління;
  • використовувати сучасні інформаційні технології (відеоконференції і так далі).

Для успішного здійснення комунікації менеджери повинні керуватися наступними правилами:

  1. перед комунікацією чітко визначити ідеї, що вкладаються в повідомлення. Необхідно враховувати цілі і установки тих, кому направлено послання, і тих, кого воно стосується.
  2. проаналізувати дійсну мету кожної комунікації. Слід визначити найважливішу мету, а потім адаптувати мову, інтонацію і підхід в цілому з тим, щоб всі вони сприяли досягненню поставленої мети. Не слід добиватися дуже багато чого однією комунікацією.
  3. проаналізувати все фізичне і людське оточення при будь-якій комунікації. Велике значення мають: вибір часу комунікації, особиста або інша форма комунікації, соціальний клімат в організації, в підрозділі і так далі. Комунікація повинна постійно пристосовуватися до умов середовища, що змінюються.
  4. При плануванні комунікації необхідно консультуватися з іншими співробітниками; часто важливо добиватися участі інших співробітників. Це може додати додаткову переконливість і об`єктивність повідомленню. Часто ті, хто надав допомогу в плануванні комунікації, подадуть їй активну підтримку.
  5. Слід звернути найпильнішу увагу на інтонацію і основний зміст повідомлення. Це позначається на позиції людей, яким направлено повідомлення.
  6. Слід скористатися можливостями, коли вони представляються, включити в повідомлення щось корисне і цінне для його одержувача. Підлеглі з більшою готовністю відгукуються на такі повідомлення.
  7. Необхідно встановлювати комунікацію не тільки на сьогоднішній день, але і на майбутнє. Хоча комунікація направлена на вирішення в першу чергу безпосередніх завдань, вона повинна бути організована з урахуванням минулого досвіду і відповідати довготривалим інтересам і цілям організації.

 Прочитано - 8030 раз








Сервіси
  Афіша
  ТВ - програма
 

Медіа
  Фотогалерея
  Відео - Луцьк
 

...

Погода Луцьк
 


Погода в інших містах

волог.:

тиск:

вітер:

волог.:

тиск:

вітер:

волог.:

тиск:

вітер:

волог.:

тиск:

вітер:

 

Ми в Facebook
 




© 2007 - 2016 Топ Луцьк


Проект компанії:
Про портал | Правила порталу | Рекламодавцям

Промо | Партнери проекту | Робота у нас | Карта сайту | FAQ | Контакти