ТОП
  Новини
  Інтерв'ю
  Біржа праці
  Дошка оголошень
  Каталог підприємств
  Акції та пресс-релізи
  Статті та Аналітика
 

Довідник
  Про Луцьк
  Карта Луцька
  Міська тел. довідка
  Телефонні коди Волині
  Поштові індекси Волині
  Міський транспорт
  Розклад руху поїздів
  Розклад руху по АС-1
 

Інструменти
  Книги
 

Ми ВКонтакте
 


Підписка на новини

e-mail:
RSS RSS
 


Короткий курс паперової дієтології




Короткий курс паперової дієтології
Мова піде саме про дієту, але дуже специфічною - про скорочення паперової інформації, яку керівникові доводиться «поглинати» і «переварювати» день за днем.

Дійсно, надмірний паперовий потік, що звалюється на керівників всіх рівнів, приводить до вельми сумних наслідків: вони бувають зайняті, їм ніколи вивчати перспективу, визначати стратегію розвитку. Для багатьох керівників стіл, завалений паперами, - це джерело постійного неспокою, вечірньої роботи, незадоволеності начальства, а врешті-решт і поступового розладу здоров`я.

Саме тому фахівці з проблем управління приділяють велику увагу пошуку можливостей приборкати паперовий «шквал» і вивільнити час керівників для продуктивніших занять, ніж нескінченне читання ділової кореспонденції.

За оцінках деяких експертів, на долю непотрібних паперів припадає майже 30% документообігу. Перш ніж давати поради по «паперовій дієтології», варто спочатку з`ясувати, чому на столі керівника з`являються папери, чия відсутність не погіршила б роботу очолюваного ним підрозділу і всього підприємства в цілому.

Причини зовні і усередині нас   

Документи про запас. Значну частину документів цілком можна замінити телефонними переговорами або особистими контактами із зацікавленими особами, особливо якщо вони працюють в одній організації. Як би уміло не був складений документ, по своїй інформаційній цінності він завжди поступається особистому спілкуванню. Поява таких паперів нерідко пов`язана з прагненням запастися документами «про всяк випадок»: я, мов, трудився, не покладаючи рук, і якщо все ж таки нічого не вийшло, то це не моя провина. Немало паперів з`являється на світло тільки тому, що керівники і підлеглі прагнуть справити один на одного враження. Підлеглі прагнуть продемонструвати власну зайнятість виконанням доручень начальства і тим самим зайвий раз нагадати про свою старанність. Начальники ж, плодячи непотрібні документи, як би показують своїм підлеглим, що вони, по-перше, постійно вникають у всі деталі діяльності співробітників, по-друге, звіти їх підлеглих недостатньо ісчерпивающи і, нарешті, щоб взагалі всі відчували, хто тут начальник.

Невдала організаційна структура. Нерідко надлишок документів пов`язаний з тим, що у вас дуже широка сфера компетенції або перед вами звітує дуже багато підлеглих. Психологи встановили, що керівник здатний задовільно справлятися зі своїми обов`язками лише у випадку, якщо він безпосередньо контролює роботу 7-8 підлеглих. У подібних випадках вас виручить призначення ще одного заступника або перерозподіл обов`язків між помічниками. У самому крайньому випадку можлива корінна зміна організаційної структури підрозділу, що вимагає, звичайно, ретельного вивчення майбутніх витрат і можливих наслідків.

Ви поволі читаєте. У появі паперових «заметів» на столі, можливо, винні ви самі: ви недостатньо володієте сучасними методами канцелярської роботи. Але чи достатня досягнута швидкість читання? Навчання на курсах швидкочитання або самостійне оволодіння цією технікою абсолютно необхідне.

Недовіра до підлеглим. Величезну допомогу може надати уміле делегування обов`язків. Всі керівники удаються до нього, але не у всіх паперообіг, що повторюється, повністю проходить через руки підлеглих, вивільняючи керівництву час для вирішення найбільш складних і нестандартних проблем.

Непрофесіоналізм підлеглих.Для керівників вищих рівнів дуже важливо, які документи представляють їм нижчестоячі керівники. Якщо вони просто супроводять вам звіти і рекомендації своїх підлеглих - значить, ви не навчили їх працювати, і розплата - ті самі купи паперів на вашому столі. Ви повинні мати справу лише з узагальнювальними документами, що відображають особисту позицію нижчестоячих керівників з того або іншого питання, сформовану з урахуванням думок їх підлеглих. Якщо вони не уміють узагальнювати, то вам (і нікому іншому) треба зайнятися їх навчанням, а якщо і це не дасть результатів, - подумати про те, чи відповідають ваші помічники своїм посадам...

«Паперова дискримінація». Вона, як не дивно, дійсно існує. Не секрет, що всі ми любимо займатися тільки тим, що нам цікаво і в чому ми можемо блиснути своїми здібностями. Це відноситься і до паперової роботи: багато керівників розглядають документи по проблемах, що найбільш цікавлять їх, в першу чергу. У другу зазвичай потрапляють проблеми, яким особливу увагу приділяє безпосередній начальник даного керівника. Решта паперів відкладається в дальній ящик до тих пір, поки не виникне цікавіших занять або розгляд цих паперів стане невідкладною необхідністю.В результаті на дні ящика осідають всі папери з особливо складними, нецікавими або кляузними справами незалежно від їх реальної важливості і терміновості. Оскільки такі паперів зазвичай більше, ніж інтересних, у результаті це приводить до постійного збільшення частки «незавершеного бумагопроїзводства» зі всіма витікаючими звідси неприємними наслідками.

Справитися з подібним явищем можна, лише прийнявши на озброєння наступні принципи:
сортуйте всю кореспонденцію, що поступає;
викидайте непотрібні папери;
стандартні папери передавайте відразу ж своїм підлеглим для обробки;
в першу чергу займайтеся кляузними, неприємними, складними і нецікавими справами;
залишайте найцікавіші і приємніші справи і папери на кінець робочого дня.

Справлятися з об`ємом паперів, що поступають до нас щодня, все одно важко. Подивимося, чи можна взагалі скоротити документообіг.

Дивитеся на папери тверезо   

Перш за все слід подолати своєрідний психологічний бар`єр, що заважає тверезіше поглянути на папери, з якими доводиться мати справу щодня. З перших кроків самостійної діяльності керівники звикають до думки про те, що обробка кореспонденції - невід`ємна частина їх роботи. Тим часом службові папери - це всього лише один із засобів досягнення корисних результатів, але зовсім не суть роботи. Зарплату керівникові платять за результати діяльності його підрозділу, а не за те, скільки паперу воно обпише протягом року. Саме тому вельми актуально понизити «бумагоємкость» з розрахунку на одиницю корисної діяльності підрозділу. Як цього досягти?

Спершу спробуйте сьогодні ж поглянути на свою щоденну кореспонденцію свіжим поглядом, немов бачите все це вперше в житті. Поставте собі декілька наївних питань: «А чи потрібний мені цей папір взагалі? Чи допоможе мені цей документ в роботі або йому пряма дорога в архів? Коли мені востаннє доводилося користуватися інформацією такого роду?» Досвід свідчить, що якщо якоюсь інформацією доводиться користуватися лише зрідка, мабуть, що без неї можна взагалі обійтися. Тому, наткнувшись в своїй пошті на такий документ, без жалю позбавляйтеся від нього або повертайте тому, хто його передав.

Так само варто підійти і до кореспонденції, що прийшла з іншої організації. Нерідко, одного разу вступивши в контакті якоюсь установою, ми регулярно отримуємо звідти абсолютно непотрібну інформацію. Ввічливість примушує нас відповідати, а відповіді у свою чергу беруться за доказ важливості інформації. Круг даремного документообігу замкнувся. Розірвати його можна, якщо ви ввічливо, але рішуче вкажете своїм кореспондентам, що вони повинні обмежитися дійсно необхідним мінімумом інформації, інакше листування урветься.

Не варто вважати непорушною і систему документообігу, що існує у вашій організації. Швидше за все, вона склалася історично, до неї всі звикли. Та варто одному, задумавшись, виявити, що традиційна форма звітності не дає нічого нового і лише дублює інформацію, що поступає по інших каналах, як це відразу помічають та інші. А разом можна переконати і начальство відмінити цю форму звітності. Так у вас вивільнятиметься більше часу для безпосередньої участі у виробничому процесі. Якщо ви не бачите можливості скоротити документообіг, звернетеся за порадою до підлеглим, які безпосередньо займаються тими або іншими документами і виразніше бачать їх недоліки.
У даній ситуації дуже ефективний метод управління по відхиленнях, коли вам прямують звіти не про хід справ взагалі, а лише про відхилення від нормального розвитку подій. Нарешті, відмовіться від звички накопичувати у себе копії документів на випадок, якщо вони раптом знадобляться. Зберігаєте лише дійсно важливі папери.

Вісім корисних порад  


Приготуйте стандартні відповіді. Як правило, значна частина листів вимагає стандартних відповідей, що розрізняються лише дрібними деталями. Для такої кореспонденції заведіть стандартні відповіді, щоб ставити(копіювати) їх прямо на одержані листи для повернення відправникові. Це різко скорочує час обробки кореспонденції, об`єм архівної документації і витрати часу на пошук первинного листа.

Не бійтеся «рубати з плеча». Дуже часто паперові гори з`являються на столах керівників із-за їх же нерішучості. Тим часом спеціальні обстеження показують, що кваліфікований і досвідчений керівник може знайти правильну відповідь приблизно на 80% листів відразу ж після їх прочитання. Звідси вивід: більше довіряйте собі і не відкладайте прочитані листи убік.

Не поспішаєте використовувати розмножувальну техніку. Як свідчить досвід, часте використання такої техніки в організації викликає справжній паперовий «вибух» - адже якщо можна розмножити документ в 30 екземплярах, чом би цим не скористатися? В результаті зайвий документ з`являється і на столах керівників, до яких він ні за що не потрапив би раніше.

Будьте безжальні до службових архівів. Зайві архіви заважають знайти потрібний папір не тільки вам, вони знижують ефективність роботи і ваших підлеглих. Після своєї візи ставте позначку про час зберігання документа. Привчите підлеглих спокійно відноситися до знищення старих паперів.

Довіряйте секретареві. Він повинен не просто збирати кореспонденцію і передавати вам - це може зробити і канцелярія. Він повинен служити фільтром на шляху паперового потоку, що рветься у ваш кабінет. Його прямий обов`язок - відбирати із загальної маси тільки папери, що вимагають вашої особистої негайної реакції. Останні дозволите секретареві розподіляти між підлеглими.

Застосуєте метод ФСА. Функціонально-вартісною аналіз допоможе вам легко знайти правильні відповіді на такі питання: яка частка витікаючих з вашого підрозділу паперів малокорисна? чи цінний для підприємства кожен підписаний вами документ? чи використовує одержувач його з толком для себе? яка взагалі доля підписаних вами документів? що відбулося б, якби ці документи взагалі не вийшли із стенів вашого кабінету?Небольшое дослідження подібного роду допоможе вам зрозуміти реальну цінність документів, що готуються, і позбавитися від тих, відсутність яких ніхто не відмітить.

Прагнете до простоти. Навіть якщо ви блискуче володієте канцелярським ремеслом, утримуйтеся від будь-яких ускладнень. У роботі з паперами, як і в техніці, діє великий закон: чим конструкція простіша, тим вона надійніша. Чим складніше система документообігу, ніж більше інформації запрошується для ухвалення рішення, тим вище вірогідність помилок і непорозумінь і тим складніше навчити підлеглих правильно обробляти папери. Отже, зросте об`єм паперів, які вам доведеться готувати самому.

Прагніть мислити позитивно. Замість того щоб і далі горювати з приводу надлишку паперів, краще почніть скорочувати їх кількість, не відкладаючи справу в довгий ящик. Спробуйте спершу спростити форми і ліквідовувати декілька стандартних типів документації. Якщо це дасть позитивний результат, проаналізуйте його і робіть наступний крок - він буде легко.

Отже, переходите на «паперову дієту». Вона неодмінно укріпить ваше здоров`я.

Варто уваги :


1. Бізнес Портал Луцька   
2. Біржа Праці   
3. Форум міста Луцьк   
4. Фото Луцьк   



 Прочитано - 1365 раз








Сервіси
  Афіша
  ТВ - програма
 

Медіа
  Фотогалерея
  Відео - Луцьк
 

...

Погода Луцьк
 


Погода в інших містах

волог.:

тиск:

вітер:

волог.:

тиск:

вітер:

волог.:

тиск:

вітер:

волог.:

тиск:

вітер:

 

Ми в Facebook
 




© 2007 - 2016 Топ Луцьк


Проект компанії:
Про портал | Правила порталу | Рекламодавцям

Промо | Партнери проекту | Робота у нас | Карта сайту | FAQ | Контакти