ТОП
  Новини
  Інтерв'ю
  Біржа праці
  Дошка оголошень
  Каталог підприємств
  Акції та пресс-релізи
  Статті та Аналітика
 

Довідник
  Про Луцьк
  Карта Луцька
  Міська тел. довідка
  Телефонні коди Волині
  Поштові індекси Волині
  Міський транспорт
  Розклад руху поїздів
  Розклад руху по АС-1
 

Інструменти
  Книги
 

Ми ВКонтакте
 


Підписка на новини

e-mail:
RSS RSS
 


Розстановка пріоритетів і успішне виконання справ




Розстановка пріоритетів і успішне виконання справ

Розстановка пріоритетів має два аспекти:

  1. Важливість.
  2. Терміновість.

1. Важливість. Розглядає різні групи завдань по черзі і співвідносить їх з вашою початковою метою — збільшенням прибутку, підвищенням задоволеності клієнтів або чимось ще. Запитаєте себе, чи буде виконання цього завдання безпосередньо сприяти досягненню вашої мети. Помітьте кожну групу робочих завдань буквами А, Б або В, де «А» означає, що справу має велике значення для досягнення мети, а «В» указує на те, що воно слабо пов`язане з вашою головною метою.

Якщо вам важко визначити ступінь важливості якої-небудь групи завдань, подумайте, що б трапилося, якби ви просто не зробили б ці завдання. Як це відбилося б на роботі організації? Якщо це означало б зменшення прибутку, зростання витрат або, наприклад, погіршення іміджу фірми, то привласніть такій справі вищий рівень значущості («А»). Якщо в довгостроковому періоді це навряд чи сильно на щось вплине, то помітьте цю справу буквою «В».

Замість того щоб встановлювати важливість сотень завдань, вам потрібно розглянути тільки з десяток категорій. Всі справи, які відносяться до даної категорії, мають однаковий рівень значущості.

2. Терміновість. Терміновість питання — це ті, які необхідно вирішити щонайшвидше. Розставляючи пріоритети, ви повинні відділити терміновість від важливості. Деякі справи заслуговують лише рівня значущості «В», оскільки не відносяться безпосередньо до вашої мети, але при цьому ви знаєте, що їм потрібно приділити увагу, і скоріше.

Виділіть групи термінових завдань особливо. Наприклад, організація переїзду в новий офіс може бути невідкладною справою, хоча і помічена буквою «В». Проте їм не слід приділяти дуже багато час (якщо тільки вони немає одночасно ще і важливими справами). З цими завданнями треба просто скоріше справитися, от і все.

А що якщо якесь питання ви не вважаєте терміновим, а комусь воно таким здається? Наприклад, один з ваших колег не може остаточно утрясти всі деталі майбутньої прес-конференції, поки ви не визначите дату її проведення. До цього заходу ще декілька тижнів, і ви не поспішаєте, але ваш колега нервує.

Якщо справа недовга, то, ймовірно, краще помітити її як термінова і задовольнити прохання співробітників. Але це може бути і не хвилинним питанням. Що тоді? У такому разі будьте об`єктивні. Чи обгрунтовані домагання вашого колеги? Наскільки важлива прес-конференція? Чи велике значення має конкретне число? Визначите, чи термінова ця справа як така, незалежно від того, яким воно представляється особисто вам або комось ще.

Іноді так і хочеться першими в списку помістити найбільш приємні для вас справи, а ті робочі завдання, виконувати які вам не хочеться, відправити до самого кінця переліку. Не піддайтеся цій спокусі. Будьте безжально об`єктивні в оцінці важливості тих або інших справ. Інакше ви, самі того не усвідомлюючи, прийдете до того, з чого почали: маловажні завдання будуть виконані, а весь стіл буде заповнений купою термінових і важливих справ, з якими давно пора було б вже розібратися. Рано чи пізно, вам все одно доведеться цим займатися.

Розтановка пріорітетів

Тепер потрібно розставити всі групи завдань в порядку пріоритетності. Перш за все необхідно буде узятися за справу по-справжньому важливі, навіть якщо вони і не настільки важливі. Потім йде решта всіх справ у порядку значущості:

  1. Термінові і важливі.
  2. Термінові.
  3. Важливі (А).
  4. Важливі (Б).
  5. Важливі (В).

Даже найменш значущі питання свого часу доведеться вирішити, тому що, кінець кінцем, вони стануть терміновими і тому перемістяться у верхню частину списку — якщо ви не почали займатися ними відразу ж.

Якщо в майбутньому ви хочете запобігти робочим перевантаженням, можете використовувати наступний спосіб: визначайте пріоритетність робочих завдань зразу, як тільки вони виникають. Коли мова заходить про новий проект або новий напрям діяльності, приписуйте цим справам певний рівень значущості (А, Б або В) залежно від того, наскільки вони відповідають вашій меті.

Кожний тиждень розташовуйте в порядку значущості всі поточні справи на цю неділю. Така система не тільки нагадуватиме вам про те, які завдання є для вас ключовими, а які вимагають особливої уваги, але і гарантовано дозволить своєчасно звернути вашу увагу на ті малозначимі справи, які більше вже не можна відкладати на потім.

Коли ви відводите якийсь час на вирішення термінових, але малозначимих питань, постарайтеся не допустити більшої витрати часу, чим це необхідно. Це не ті справи, якими треба займатися вдумливо і зосереджено. Головне — щонайшвидше з ними розправитися, щоб можна було приділити увагу дійсно важливій роботі.

Приступаємо до справи.

З будь-якою справою можна поступити лише одним з чотирьох способів:

  1. знехтувати нею.
  2. доручити її іншому співробітникові.
  3. перенести її на пізніший термін.
  4. втілити її в життя.

Який варіант вибрати?

1. Знехтувати. Якщо ви сумніваєтеся в необхідності виконання цієї справи, просто не робіть його зараз. Швидше за все, ніяких негативних наслідків це не викличе. Вчитеся з першого погляду розпізнавати справи, електронні послання і службові записки, якими можна буде нехтувати.

2. Доручити іншому. Чи обов`язково цим питанням повинні займатися особисто ви? Якщо ні, то це означає, що завдання, незалежно від ступеня терміновості, можна делегувати.

3. Перенести на пізніший термін. Суть в наступному: якщо роботу повинні виконати особисто ви, але не обов`язково терміново, ви можете її відкласти. Єдине зауваження — це знову ж таки співвідношення тимчасових рамок: не має сенсу, наприклад, переносити десятиденну роботу на кінець цього тижня в світлі авралу, майбутнього наступного тижня.

4. Втілити в життя. Все, що не можна викреслити, доручити іншому або на якийсь час відкласти, доведеться робити самому. Проте на той час, коли ви дійдете до кінця цього сортувального процесу, стопка завдань, які вам необхідно запровадити в життя особисто, значно скоротитися.

Послідовність работи

Ось деякі рекомендації, які допоможуть вам скласти розклад подальшої роботи після того, як ви розділите всі справи на чотири категорії.

  1. Перш за все займіться дорученням термінових справ своїм співробітникам. Доручайте своїм підлеглим роботу навіть тоді, коли ви не переобтяжені і можете з нею справитися самі. Завжди є важливіші речі, для яких варто звільнити час: планування, висунення нових ідей і так далі. Чим раніше ви доручите якусь справу своєму співробітникові, тим справидливіше це буде по відношенню до нього, оскільки у нього буде достатньо часу на виконання завдання. Крім того, у такому разі вище вірогідність якісного виконання роботи.
  2. виделіть ті робочі завдання, які ви можете делегувати пізніше, коли ваші підлеглі вже справляться з роботою.
  3. потім відведіть час на невідкладні справи, з якими повинні управитися особисто ви.
  4. подивіться, скільки всього груп завдань вам необхідно пропрацювати і скільки всього часу у вашому розпорядженні. Складіть графік відповідно до середньої кількості часу на одну групу. Так, якщо у вас є чотири години і вісім групп, ви можете в середньому приділити кожній групі півгодини.
  5. тепер ви можете декільщо змінити час, спочатку відведений на кожну із справ. Допустимо, на підготовку до виставки, яка повинна відбутися наступного тижня, вам необхідний більший термін. Тоді збільште час на цю роботу, а на кожну з двох незначних груп робочих завдань виділите по п`ятнадцять хвилин.
  6. який би не був ваш кінцевий розклад, не відхиляйтеся від нього. Якщо ви встигаєте щось зробити навіть швидше, ніж було намічене, — чудово. Але не дозволяйте собі відставати від встановленого розпорядку.

Може показатися, що витрачати дорогоцінний час на складання розкладів безрозсудно. Проте це єдиний спосіб гарантувати, що ваш час вийде не раніше, ніж підійде до кінця вся робота, що навалилася на вас. Складання подібного розкладу може здатися вам трудомісткою роботою, але насправді це не так. Це займе у вас максимум п`ять хвилин. Трохи зусиль — і у вас є готовий план дій.

 

Рекомендуємо переглянути :

1. Регіональний Бізнес Портал Луцька
2. Робота в Луцьку
3. Форум лучан і гостей міста
4. Гороскоп козеріг

 Прочитано - 1435 раз








Сервіси
  Афіша
  ТВ - програма
 

Медіа
  Фотогалерея
  Відео - Луцьк
 

...

Погода Луцьк
 


Погода в інших містах

волог.:

тиск:

вітер:

волог.:

тиск:

вітер:

волог.:

тиск:

вітер:

волог.:

тиск:

вітер:

 

Ми в Facebook
 




© 2007 - 2016 Топ Луцьк


Проект компанії:
Про портал | Правила порталу | Рекламодавцям

Промо | Партнери проекту | Робота у нас | Карта сайту | FAQ | Контакти