ТОП
  Новини
  Інтерв'ю
  Біржа праці
  Дошка оголошень
  Каталог підприємств
  Акції та пресс-релізи
  Статті та Аналітика
 

Довідник
  Про Луцьк
  Карта Луцька
  Міська тел. довідка
  Телефонні коди Волині
  Поштові індекси Волині
  Міський транспорт
  Розклад руху поїздів
  Розклад руху по АС-1
 

Інструменти
  Книги
 

Ми ВКонтакте
 


Підписка на новини

e-mail:
RSS RSS
 


Керівництво : Вміння давати доручення. Менеджмент




Керівництво : Вміння давати доручення. Менеджмент
Приклади манії величі можна зустріти досить часто. Більшість початкових менеджерів з упевненістю вважають, що вони можуть виконувати свою роботу краще, ніж їхні співробітники. Починаючий менеджер по персоналу при прийомі співробітників на роботу буде більше довіряти своїй інтуїції, аніж роздумам партнерів, які проводили співбесіду з претендентом на посаду. Бухгалтер витратить лишні години на перерахунок підсумкових чисел, під виглядом підопічних.

Це пояснює причини, по яким передача повноважень стає серйозним випробуванням для багатьох керівників, особливо починаючих, які звикли самостійно виконувати роботу, замість того, щоб дати комусь можливість показати себе. Якщо ви рахуєте, що існує зв`язок між ступенем контролю за роботою та якістю результатів, тоді ви захочете контролювати всіх і вся.


В якості менеджера початківця вам прийдеться змиритись з одним фактором: ви не можете зробити усе самі. Ваш успіх залежить від вкладу в діло ваших співробітників. Якщо вони постійно вдосконалюють свої навички, вони не тільки стають більш цінними працівниками, але й працюють з великим ентузіазмом, зацікавленістю та впевненістю.

Прекрасно звучить, чи не так? І все, що вам потрібно зробити, це легко зітхнути і дозволити їм самим обирати оптимальні напрями. Чиніть опір своєму бажанню втручатись та закінчувати те, що вони почали. Зрозумійте, якщо вам навіть прийдеться чекати 10 хвилин, поки хтось закінчить виконання завдання, ці 10 хвилин з лишком відшкодуються в майбутньому. Ви зекономити десятки годин, надавши співробітникам достатньо часу, щоб вони могли справитись з задачами та отримати необхідний досвід в даній галузі.

Якщо вам важко трохи розслабитись, уявіть самий поганий сценарій розвитку подій: ви даєте їм завдання, а вони не справляться з ними. Помилки можуть з’являтись і ви можете їх фіксувати. В цьому буде і позитивна сторона: співробітники, що виконують помилки та виправляючи їх, стають для вас більш цінними, бо вони знають, що не потрібно робити. Їх досвід стає кращим вчителем.

Ще одна перешкода у роботі – час. Декотрі починаючі менеджери надають перевагу виконанню роботи самостійно тому, що це вийде швидше. Моя улюблена відповідь така: “Ви не рахували, скільки часу зекономите на цьому за наступні півроку? А за рік?”

Можна, авжеж, зекономити час, виконавши роботу самостійно, а не навчивши співробітника. Один раз, Але на другий, третій, четвертий раз ви почнете розуміти, що невиправдано витрачаєте свій час.

Скажімо, ви за перевірку обладнання кожен тиждень. Навіть якщо ваші помічники здатні швидко навчитися, як потрібно це правильно робити, вам не хочеться пояснювати їм усі етапи процесу, ви виконуєте перевірку самі. Але давайте порахуємо. По вашим розрахункам, ви втратите приблизно одну годину, пояснюючи своїм співробітникам, на їм потрібно звертати увагу під час перевірки. Ваші підрахунки також показують, що у вас буде йти дві години в тиждень протягом перших чотирьох тижнів, щоб прослідкувати за їх роботою та нагадувати, як потрібно її правильно виконувати. Але зате потім, вже через місяць, ви зможете дати їм повну свободу тому, що будете задоволені їх підготовкою. В результаті ви звільните собі годину в тиждень. Протягом року ви звільните близько 48 годин свого часу.

Якщо ж подивитись у ще дальше майбутнє, стане ясно, як багато часу ви зекономите, переклавши виконання цієї задачі на плечі підопічних.
Передайте своєму підопічному одне із завдань, яке потрібно виконати сьогодні. Наприклад, це може бути наказ подзвонити п’ятьом клієнтам від вас. Передаючи повноваження, визначте час, коли ви проконтролюєте результати. А тепер саме важке: забудьте про це, до зустрічі з виконавцем. Не вмішуйтесь, не шукайте причину, щоб постежити, як він виконує роботу.

Вміння давати доручення

Усвідомивши переваги передачі повноважень, навчіться правильно давати вказівки. Від того, як ви оволодієте цим вмінням, буде залежати, наскільки добре та швидко співробітник виконує поставлену задачу.

Менеджери-початківці майже не вміють давати вказівки. Вони можуть повторювати чи пояснювати завдання високим тоном. Такі помилки можуть призвести до негативного результату.

Ось 5 самих розповсюджених помилок, які здійснюють менеджери, віддаючи розпорядження:

1. Вони роблять це на ходу. Для того щоб ваші розпорядження розуміли, не потрібно говорити швидко. Говорячи швидко та відразу йдучи, ви ризикуєте залишити своїх співробітників збитими з толку, не впевненими у тому, як потрібно приступати до роботи. Пам’ятайте: багатьом з них потрібен додатковий час, щоб обдумати вказівки та переконатися, що вони зрозуміли задачу. Якщо ви не даєте їм можливості осмислити сказане вами та задати питання, то підвищуєте ймовірність помилок при виконанні роботи. Що ще гірше, вони можуть відчути, що ви відноситесь до них із зневагою, віддаючи вказівки, прагнучи при цьому встигнути зробити щось більш важливе.

2. Вони не вміють імпровізувати. Якщо ви не впевнені, що конкретно повинні зробити, не думайте у слух, намагаючись дати вказівку. Зарання визначте усі складнощі, щоб чітко викласти мету та метод виконання завдання. Якщо ви залишите велику кількість незрозумілого, то заставите підопічних гадати, що ви мали на увазі. А це майже гарантує проблеми при виконанні доручення.

3. Вони дають дуже багато вказівок. Безпомилковий спосіб заставити підопічних почувати себе тупими – це відноситись до них як до дітей. Не віддавайте вказівки з впевненістю, що підопічні дуже повільні та дурні, щоб зрозуміти вас. Якщо ви без потреби повторюєте очевидні положення чи говорите низхідним тоном, можете настроїти проти себе увесь персонал. Вони можуть потратити більше енергії на незадоволеність вашою манерою розмови, чим на засвоєння ваших слів.

4. Вони забувають переконатись у тому, що його зрозуміли. Досвідчені менеджери знають, що деякі робітники можуть не хотіти признавати, що вони щось не зрозуміли. Замість того, щоб сказати “Я не зрозумів” або “Не впевнений, що упіймав вашу думку”, вони можуть кивати головою, демонструючи цим, що їм все ясно. Не дозволяйте собі такої поведінки. Нехай робітник словесно підтвердить, що зрозумів сказане.

5. Вони не позначають крайніх термінів. Ви не часто можете собі дозволити сказати: "Зробіть це, коли вам буде зручно". В більшості випадків необхідно визначити для співробітника дату закінчення роботи. В той же час, дуже концентруючись на кінцевому терміні, ви можете дати співробітникові можливість тягнути з виконанням завдання до останнього дня. Врешті-решт, якщо ви повторюєте і підкреслюєте, що "ця робота повинна бути закінчена в перебігу трьох місяців, починаючи з сьогоднішнього дня", це може сприйматись співробітником вічністю в умовах, коли він ледве справляється з своїми повсякденними обов’язками.

Щоб вдосконалювати вміння віддавати розпорядження, не повторюйте їх. Вам може здаватись, що ви просто акцентуєте увагу на основних моментах, але у ваших співробітників може виникнути почуття, що до них відносяться як до дітей.

Для того, щоб бути впевненим, що ваші вказівки розуміються правильно, необхідно відводити достатньо часу на розмову з підопічними. Я знаю менеджера, який віддавав розпорядження, роблячи кілька швидких записів та приліплюючи їх на монітор комп’ютера службовця. Співробітник приходив ранком на роботу та нічого не розумів, побачивши розпливчаті незрозумілі інструкції. А так як менеджер майже завжди був на нарадах або вне офісу, його робітники не могли задати йому питання, щоб уточнити задачу.

Сприймайте віддачу розпоряджень як можливість наладити близький контакт з підопічним. Спілкуйтесь з ними про справи, що потрібно зробити, про те як вони збираються їх виконувати і чому це важливо. На це може піти десять хвилин замість двох на просте викладення завдання, але лишні зусилля, витрачені вами, окупляться з надлишком.

Уважно обирайте того, кому доручати завдання

Більшість менеджерів початківців знають, що від них потребують лише розподіл обов’язків. Подолавши схильність робити все самостійно, вони починають розуміти, що розподіл роботи серед всіх членів команди послужить загальним інтересам, але при цьому часто упускають важливий аспект: вибір відповідного виконавця.

У кожного підлеглого є свої слабкі і сильні місця в роботі. У секретаря можуть бути, наприклад, відмінні здібності розмовляти з людьми, але відсутнє бажання читати товсті звіти. Бухгалтер добре оперує цифрами, але боїться переговорів з постачальниками. Продавець може відмінно досліджувати ринок на предмет виявлення вигідних клієнтів, але йому не вистачає терпіння, щоб спілкуватися з ними.

Ви повинні вибрати кращого виконавця для кожного конкретного завдання. Для менеджерів, що починають, проблемою номер один при розподілі обов`язків є упевненість, що робота, що доручається, легка і її може зробити хто завгодно. В результаті вони призначають випадкового виконавця. Такий розподіл роботи не приносить успіху.

Перш ніж віддати розпорядження, чи слід поговорити із службовцем у пошуках найбільш раціонального способу дій або досить просто сказати йому: "Виконай це до п`ятниці". Якщо ви хочете обговорити завдання службовцем і почути його думку щодо того, як він має намір його виконати, вам доведеться вибрати людину, мислячу незалежно, який відкрито викладе вам свої ідеї. Але що стосується простих, таких, що не викликають утруднень завдань, то можна і не обговорювати детально їх виконання.

Побувши на посаді менеджера декілька тижнів, ви напевно вже знатимете, хто у вашому колективі схильний скаржитися, а хто - чинити опір або сперечатися з вами, коли ви віддаєте розпорядження. Якщо ви вирішите не турбувати цих норовистих службовців, значить, вам доведеться звалити виконання завдань більш за обов’язкових співробітників. В результаті останні будуть незадоволені.

Підбирайте і пробуйте різні підходи при призначенні виконавців. Оставте в запасі час, щоб доручити принаймні декілька завдань упертим співробітникам. Будьте готовими обговорювати з ними користь різних методів і підходів. Уважно слухайте їх пропозиції щодо оптимального виконання завдання. Приймайте їхню ініціативу і заохочуйте за пропозицію розумних альтернативних варіантів.
Прагніть звертатися до співробітників, мотивованих на успішне виконання завдань. Прохання прочитати замість вас мова на конференції, звернена до соромливого фахівця, буде нездійсненною для цієї людини. Але якщо ви попросите його написати вам текст мови, а потім передати його для виступу менш боязкому співробітникові, ви використовуєте сильні сторони кожного з них.

Починаючи знайомитися з своїми підлеглими, поставте питання, якого роду робота приносить їм найбільше задоволення. Постарайтеся виявити їх інтереси і таланти, які ви можете використовувати. Наприклад, агент по продажах, що працює по телефону, може мріяти про особисту роботу з клієнтами. Вона може стати хорошим кандидатом в помічники по формуванню цільової групи покупців, яку ви формуєте. Але поки ви її не запитаєте, ви не дізнаєтеся про її бажання особистих контактів з клієнтами.

Один із способів виявлення пристрастей в роботі співробітників - це пропозиція скласти кожному з них список своїх побажань з вказівкою справ, які б їм більше сподобалися. Вони можуть вказати такі заняття, як участь в міжвідомчих зв`язках, контроль за бюджетом або участь в розробці найсучасніших технологій.

Маючи такий список, ви можете віддавати конкретні розпорядження тим співробітникам, які виконуватимуть їх з ентузіазмом. Вам не доведеться ворожити, кому дати те або інше завдання.

Керування в умовах кризи

Головною причиною, по якій менеджери часто не наважуються віддавати розпорядження, є побоювання, що завдання не буде виконано. В результаті вони починають самі виправляти недоробки співробітників, які або не зрозуміли, або забули слідувати інструкціям.

Менеджери, що починають, повинні змиритися з неминучістю того, що деякі розпорядження не будуть виконані. Вірогідні помилки із-за нерозуміння. Менеджери або їх співробітники можуть упустити деталі роботи. Співробітники вичерпають все ресурси. Зриви можуть зробити неможливим виконання роботи в срок або в належному вигляді.

Але це не причина робити все самому.
Коли відбувається зрив завдання, його причина зазвичай полягає в недбалому його поясненні або в поганій координації. Або менеджер пояснив завдання недостатньо ясно, або у працівників немає необхідних знань або навиків, щоб виконати її успішно.

Те, як ви зможете справиться з цими труднощами, визначить подальше відношення підлеглих до ваших розпоряджень. Якщо ви будете роздратовані, вони не зважаться застосовувати нові підходи до виконання завдання або йти на ризик, щоб поліпшити свої результати. Крім того, вони можуть почати приховувати від вас негативні факти і прикидатися, що все гаразд, а це тільки ускладнить ситуацію.

Реагуючи спокійно, ви переконаєте тим самим співробітників, що навіть найгрубіші помилки не підірвуть ваших взаємин. Ваша стримана, розумна реакція покаже, що ви вважаєте за краще знати все, хай це будуть навіть погані новини.

Слідуйте перерахованим нижче правилам, навіть коли ви розумієте, що доручили завдання не тим співробітникам. Концентруйтеся на рішенні проблеми і не поспішайте звинувачувати кого-небудь у момент кризи.



Цікаво :


1. Луцький Бізнес Портал
2. Як знайти роботу?
3. Форум лучан
4. Луцьк довідка
 Прочитано - 3643 раз








Сервіси
  Афіша
  ТВ - програма
 

Медіа
  Фотогалерея
  Відео - Луцьк
 

...

Погода Луцьк
 


Погода в інших містах

волог.:

тиск:

вітер:

волог.:

тиск:

вітер:

волог.:

тиск:

вітер:

волог.:

тиск:

вітер:

 

Ми в Facebook
 




© 2007 - 2016 Топ Луцьк


Проект компанії:
Про портал | Правила порталу | Рекламодавцям

Промо | Партнери проекту | Робота у нас | Карта сайту | FAQ | Контакти