ТОП
  Новини
  Інтерв'ю
  Біржа праці
  Дошка оголошень
  Каталог підприємств
  Акції та пресс-релізи
  Статті та Аналітика
 

Довідник
  Про Луцьк
  Карта Луцька
  Міська тел. довідка
  Телефонні коди Волині
  Поштові індекси Волині
  Міський транспорт
  Розклад руху поїздів
  Розклад руху по АС-1
 

Інструменти
  Книги
 

Ми ВКонтакте
 


Підписка на новини

e-mail:
RSS RSS
 


Інструменти ліквідацій витоків часу




Інструменти ліквідацій витоків часу
Будь-яка ділова людина скаже вам, що часу йому не вистачає. Причина цього, як правило, не у великій кількості роботи, а в тому, що багато часу використовується нераціонально і абсолютно непомітно. Основний спосіб все встигати - уміло використовувати наявний час, а для цього необхідно припинити його розкрадання. У житті людини цих хвилин не так вже багато.

Існують як мінімум десяток дірок, через які безконтрольно і марно витікає ваш час, а з ним і життя. Залежно від об`єму знань, характеру і здібностей кожна людина нераціонально витрачає час по-різному.

Перша дірка - неправильно вибрані цілі і невірно розставлені пріоритети. Уявіть, що під час пожежі ви починаєте шукати відра і місце, звідки можна черпати воду, щоб погасити вогонь. Це один з можливих підходів. А доцільніше використовувати інший - скажімо, заздалегідь встановити теплову сигналізацію, застрахувати об`єкт, підготувати пожежний інвентар і засоби пожежогасінні. Цілком зрозуміло, що другий підхід продуктивніший.

Можливий наступний алгоритм доцільних дій:
Оцінити початкові дані.
Визначити пріоритети.
Розділити перелік необхідних справ на дві групи: це виконую сам(а), а це доручаю іншим.
Відмовитися від непотрібного, тобто не робити того, що недоцільно.
Все неодмінно записувати (недаремно Д.І. Менделєєв говорив: «Незаписана думка - загублений клад»).

Робити це досить просто. Ви складаєте список всіх необхідних справ: робочих, домашніх, сімейних, клубних і так далі Намічаєте дату виконання, яку потім можна і скоректувати, - важливо, щоб вона була в межах розумного. Блокнот треба постійно носити з собою і заносити в нього нові завдання у міру їх виникнення. Коли основна маса справ врахована, необхідно встановити для них пріоритети.

Друга дірка - відсутність сформованого письмового плану. Складання плану - це не каприз, а життєва необхідність. Філософ Сенека, що жив в I столітті наший ери, вихователь імператора Нерона, писав: «Для того, хто не знає, в яку гавань він хоче припливти, будь-який вітер буде несприятливим». Зрозуміло, що, складаючи план, ви вимушені витрачати якийсь час. Проте, виконуючи план, ви економите у багато разів більше того часу, що витратили на його складання. Планування слід починати з найближчих 12 місяців. У річному розрізі ведеться зазвичай укрупнене планування, без диференціювання на окремі етапи, розділи, поділа. У нім указуються важливі дати, обумовлені зустрічі, конференції, основні переговори, передбачуваний час відпустки і так далі

У структурі річних планів зліва указується номер тижня. Це - ключ для підготовки щотижневих планів, систематичне складання яких повинне увійти до звички. Візьміть за правило: в п`ятницю, суботу або неділю готувати план на наступний тиждень і без нього не починати роботу. Річний план використовуйте як путівник при складанні щотижневого плану, який доповнюйте пріоритетними справами на поточний тиждень. Щодня в щотижневому плані повинен мати три блоки - А, Б і В - відповідно до пріоритету справ, визначених на цей тиждень.

У щотижневому плані передбачте сім колонок або сторіночок - по числу днів в тижні. Кожну справу на поточний день прив`яжіть до певного часу. Прагніть починати і завершувати черговий плановий захід точно в призначену годину Цим ви збережете свій і чужий час. Новий день може вносити зміни в наступні дні, тому постійно при собі майте план і, залежно від змін, що поступили, коректуйте час і дати зустрічей. Неодмінною повинна бути одна умова: поки не виконаний план блоку А, не приступайте до виконання по блоку Б. До блоку В звертайтеся тільки тоді, коли буде все завершено по блоку Б на цей день. Спочатку важко звикатиме до жорстких вимог власного плану, проте незабаром ви відчуєте, наскільки це допомагає в роботі і як багато з`явилося додаткового часу. Ви почнете встигати набагато більше, використовуючи описаний ефективний інструмент.

Третя дірка - ігнорування рішення «задачі комівояжера». Люди, що займаються доставкою замовлень по адресах, добре знають цю проблему. Прагнучи мінімізувати витрати часу і пального, вони групують замовлення, що поступили на доставку, по районах. У групу включаються ті адреси, відстані між якими мінімальні. При цьому маршрут руху прокладають так, щоб мінімізувати і транспортні витрати - відстані від місця вантаження до місць розвантаження. Щось подібне можете робити і ви. Подивіться свій тижневий план і зберіть на один день зустрічі в тих місцях, які знаходяться в одному районі. На інший день - зустрічі по адресах, що знаходяться в іншому районі. Не витрачайте свій час, якщо це можна доручити іншому або сплатити у вигляді послуги.

Четверта дірка - боротьба із наслідком, а не з причиною. Плануючи свої дії, не можна передбачити несподіванки. Можливе виникнення критичної ситуації, на ліквідацію якої буде потрібно певний час. У зв`язку з цим в щоденному плані слід закласти резерв часу. Якщо несподіване не відбудеться, то можна буде працювати по блоках Б і В, якщо виконано все по блоку А.

Люди іноді витрачають час на усунення постійно виникаючих неприємностей. Якщо кризова ситуація з`явилася один раз, а потім повторилася, то це вже не результат випадкових дій зовнішнього середовища, а прорахунок планування. Проаналізуйте витоки виникнення критичної ситуації і боріться не із наслідком, а з причиною, яка її викликала. Прагніть виключити умови, що формують критичну ситуацію. Розбираючись в причинах, зверніть увагу, з чим це пов`язано, наприклад, людьми, проектами, товарами, послугами, роботою і так далі Набагато ефективніше робити попереджуючі дії, що виключають можливість виникнення неприємної ситуації, ніж потім героїчно її ліквідовувати.

П`ята дірка - «стрілянина з гармати по горобцях». Не слід намагатися все робити самому. Справа тут не в демократизмі начальників, а в невмінні організувати роботу помічників. За час заняття рутинною ви упускаєте важливі справи, вигоди, що приносять набагато більше. Крупна міжнародна корпорація General Electric в інструкції для керівного персоналу записала правило: «Ніколи не робіть те, що можуть виконати ваші співробітники, якщо тільки це не пов`язано з небезпекою для життя». З підвищенням посади повинна рости і ефективність роботи.

Шоста дірка - телефон. Він може бути рятівником, а може - мучителем, залежно від уміння їм користуватися. Є люди, які люблять годинами «висіти» на телефоні в робочий час. У їх розмові значущими є декілька хвилин, а останнє - просто базікання. Розмова по телефону дозволяє деяким людям створювати враження, що вони зайняті справою.

Візьміть на озброєння декілька правив по організації роботи з телефоном.
1. Призначте номер контактного телефону, який повинен працювати тільки на прийом. Це дасть можливість будь-якому клієнтові швидко додзвонитися і отримати потрібну інформацію.
2. Введіть в дію систему обліку використання телефону співробітниками, коли автоматично фіксується, хто і куди дзвонив і тривалість внутрішньоміських розмов.
3. Організовуйте систему обліку міжміських і міжнародних переговорів, на які повинен бути отримане дозвіл керівника. Щомісячно проводьте аналіз витрат на телефонні зв`язки і їх ефективність.
4. Можна використовувати принцип системи reception, при якій всі вхідні дзвінки приймаються однією людиною і, після попередньої розмови, розподіляються по адресатах.
5. Для ділового спілкування співробітників встановите певний час, наприклад в кінці робочого дня.
6. Дзвінки керівникові слід заздалегідь пропускати через «фільтр» секретаря або помічника. За наслідками телефонної розмови потрібно відразу зробити записи, у тому числі і в тижневику.

Сьома дірка - робота з паперами і на папері. Багато людей терпіти не можуть паперову роботу. Для них переважно кілька разів з`їздити на інший кінець міста, чим написати якийсь лист або скласти документ. Не дивлячись на розвиток засобів зв`язку, паперовий носій інформації до цих пір найпоширеніший, і уникнути паперової роботи не вдається. Рахунки, контракти, договори, акти, митні декларації, платіжні доручення - хіба мало документів необхідно представляти в різні організації. Є декілька правив, що допомагають ослабити «дев`ятий вал» паперового потоку.
1. Чітка постановка діловодства в організації, коли складаються тільки документи затвердженого керівником переліку.2. Архівація, що дозволяє уникнути накопичення неврахованих і непотрібних документів. Особливо це стосується зайвих екземплярів, які «про всяк випадок» робляться співробітниками.
3. Реєстрація кореспонденції.
4. Організація системи щоденного збору пошти і розгляду її керівником у встановлений час.
5. Підготовка документів тоді, коли вони продуманни і ясна послідовність викладу матеріалу.

Восьма дірка - комп`ютерні ігри. Зараз робоче місце в офісі немислимо без комп`ютера: з`являється можливість розкинути пасьянс, зіграти в покер. Комп`ютерні ігри захоплюють недбайливих працівників. З`являється азарт. Година йде за годиною.

Недавно ми вели переговори з начальником юридичної служби одного з державних органів. У дуже просторій, чудово мебльованій кімнаті розміщувалися три письмові столи для співробітників. На кожному стояв комп`ютер, а на приставному столику - принтер. У начальника і його заступника пристрою не були навіть включені, а у третього співробітника, жінки середніх років, - працювало. Дві з половиною години, протягом яких розглядався обговорюваний документ, співробітниця грала в покер. Причому грала так захоплено, що принципово не знімала трубку безперервно дзвонячого телефону. Ні керівник, ні його заступник не зробили їй зауваження. Мабуть, це була норма в організації.

У одній з фірм, де нам доводилося часто бувати, ми звернули увагу на керівника, який після повернення в офіс насамперед сідав за комп`ютер і починав карткову гру. Він мотивував це тим, що йому потрібно розслабитися і відпочити. Керівник компанії не враховував, що в його відсутність співробітники розважаються так само. В результаті фірма терпіла збитки і, не доживши до річного ювілею, розвалилася.

Дев`ята дірка - спілкування, що не регламентується. При переговорах з покупцем, замовником, споживачем спілкування повинне бути чітке дозованим, продовжуватися рівно стільки, скільки необхідно для встановлення контакту. Якщо спілкування буде надмірним і нав`язливим, клієнтові може здатися, що він даремно витрачає час на безглузде базікання. Це може зіграти проти вас.

Значно «кровожерно» спілкування з колегами, співробітниками, друзями, приятелями, знайомими. Ці розмови, як правило, вельми непродуктивні, але з`їдають тривалий час. Якщо в спілкуванні з клієнтом прокладається дорога до угоди, то при інших розмовах ви нічого не створюєте і ні до чого не просуваєтеся. Це безглузда витрата часу. Головне завдання такого спілкування - убити час, який тягнеться так поволі, коли не хочеться працювати.

Десята дірка - непродуктивні зустрічі. Іноді ми дзвонимо людині, а нам відповідають, що він на нараді, зборах, переговорах або ще на якомусь виді зустрічей. На жаль, є багато людей, зборів, що професійно захоплюються проведенням, нарад, «накачуванням» персоналу організації, колективним вихованням і іншими видами витрати часу. Часто ці зустрічі призначаються спонтанно і проводяться неорганізовано. Навіть якщо збори призначені на певну годину, керівник може почати його із запізненням. Люди приходять і сидять в очікуванні. Іноді в нараді беруть участь двадцять чоловік, а практично необхідні тільки декілька. Такі збори явно не підготовлені, порядок денний не продуманий, учасники - випадкові. Подібні зустрічі є масовою втратою робочого часу. У зв`язку з викладеним декілька практичних рад.
1. Ретельно готуйте проведення зустрічі, визначте порядок денний, зразкову тривалість розгляду кожного питання.
2. Потім призначте - хто готує питання і докладає, форму представлення необхідних матеріалів, перелік учасників, зокрема з кожного питання.
3. В указаний час на чергове питання запрошуйте за списком певне коло осіб.
4. До зустрічі заготовте проект рішення з кожного питання окремо.
5. Обов`язково вести протокол. Того ж дня протокол повинен бути готовий. У нім слід вказати: хто був присутній, порядок денний, розглянуті питання, хто виступав і що пропонував, які були зауваження, що вирішили, кому і що доручили виконати, в який термін.
Кожному учасникові зустрічі повинен бути переданий екземпляр для ознайомлення і контролю покладених на нього обов`язків.

Кожна зустріч ділових людей коштує грошей. Підрахуйте, скільки часу викинуто дарма і яких це коштувало грошей. Такі розрахунки витвережують людину і примушують серйозніше віднестися до підготовки зустрічі великого числа людей.

Одинадцята дірка - неефективна або малоефективна комунікація. Цю дірку величезних розмірів складають багато дрібних «отворів». Неефективна комунікація виникає, наприклад, з невміння висловлювати і слухати, правильно розуміти почуте і швидко схоплювати суть інформації; відсутність чіткої і ясної думки з даного питання, а також комплексу необхідних і достатніх мер для вирішення; незнання того, як відправляти і отримувати повідомлення, передавані одночасно по багатьом каналам зв`язку. Описане вище приводить до зайвих витрат часу і тому вельми небезпечно. Ви можете врахувати викладені рекомендації і своєчасно внести корективи до своїх дій, мінімізуючи нераціональну витрату непоправного часу.

 

Рекомендуємо переглянути :

1. Регіональний Бізнес Портал Луцька
2. Робота в Луцьку
3. Форум лучан і гостей міста
4. Бізнес книги

 Прочитано - 1027 раз








Сервіси
  Афіша
  ТВ - програма
 

Медіа
  Фотогалерея
  Відео - Луцьк
 

...

Погода Луцьк
 


Погода в інших містах

волог.:

тиск:

вітер:

волог.:

тиск:

вітер:

волог.:

тиск:

вітер:

волог.:

тиск:

вітер:

 

Ми в Facebook
 




© 2007 - 2016 Топ Луцьк


Проект компанії:
Про портал | Правила порталу | Рекламодавцям

Промо | Партнери проекту | Робота у нас | Карта сайту | FAQ | Контакти