ТОП
  Новини
  Інтерв'ю
  Біржа праці
  Дошка оголошень
  Каталог підприємств
  Акції та пресс-релізи
  Статті та Аналітика
 

Довідник
  Про Луцьк
  Карта Луцька
  Міська тел. довідка
  Телефонні коди Волині
  Поштові індекси Волині
  Міський транспорт
  Розклад руху поїздів
  Розклад руху по АС-1
 

Інструменти
  Книги
 

Ми ВКонтакте
 


Підписка на новини

e-mail:
RSS RSS
 


Принципи розумного управління часом




Принципи розумного управління часом
При управлінні часом слід виходити як з принципу ефективності (використання часу повинне відповідати вашим основним принципам), так і з принципу розумності (зробити більше за рахунок скорочення втрат часу). Існує безліч методів, які дозволяють щодня використовувати свій робочий час розумніше.

Один з шляхів до підвищення ефективності використання свого робочого часу полягає в боротьбі з власною безрозсудністю.На прикладу, якщо ми займатимемося спочатку запланованими, а потім незапланованими справами, деякі важливі завдання так ніколи і не будуть вирішені нами, оскільки вони не внесені до плану. Через властиву багатьом людям тенденції займатися, перш за все, невідкладними справами, тобто, відкладати важливі справи, поки не будуть зроблені термінові справи, вони періодично переживають почуття перевантаження, бачивши перед собою громаду невирішених життєво важливих завдань. Якщо спочатку ми робитимемо найпростіші і легші речі, у нас може не залишитися часу на розгляд предметів важких, але важливих, і проблеми такого роду можуть перейти в категорію нерозв`язних.

Нижче приведені типові схеми використання часу, характерні для більшості індивідів:
 
•  спочатку ми робимо те, що нам подобається, а потім те, що нам не подобається;
•  спочатку ми робимо те, про що ми знаємо, як це зробити швидше, а потім те, що ми не знаємо, як робити;
•  спочатку ми робимо найлегше, а потім те, що важче;
• спочатку ми робимо те, на що у нас йде трохи часу, і тільки потім переходиться до завдань, вирішення яких може виявитися тривалим;
•  ми займаємося лише тими справами, які забезпечені необхідними ресурсами;
• спочатку ми вирішуємо завдання, включені в наш робочий розпорядок (наприклад, проведення нарад), після чого переходиться до 
незапланованих завдань;
•  ми вважаємо за краще займатися позаплановою діяльністю тільки після того, як покінчимо із справами, включеними в план;
•  спочатку ми розбираємося з чужими вимогами, після чого переходимо до власних проблем;
•  спочатку ми займаємося терміновими, а потім важливими справами;
•  спочатку ми робимо найцікавіше затим переходиться до менш цікавого;
•  ми робимо те, що сприяє досягненню наших особових цілей або політично вигідне;
•  зазвичай ми тягнемо до останнього, після чого приступаємо до справи;
•  ми робимо те, що забезпечує найбільш високу вигоду;
•  ми виходимо з того, хто саме цього хоче;
•  ми робимо (або не робимо) щось, виходячи з того, якими будуть для нас наслідки цієї справи;
•  ми переходимо від дрібних справ до великих;
•  ми вирішуємо завдання в порядку їх надходження;
•  усвоїй роботі ми керуємося принципом скрипучого колеса (скрипучі колеса потребують мастила);
•  ми працюємо на основі визначення важливості справи для групи;

Зрозуміло, жодна людина не може і не повиненна використовувати разом всі приведені тут методи управління часом. Краще всього освоювати ці методи послідовно. Це дозволить вам використовувати час істотно ефективніше. Економія хоч би 10% часу або «збільшення» свого робочого дня хоч би на півгодини може дати за місяці і роки вельми і вельми відчутні результати. Щоденна економія 30 хвилин через сорок вісім років буде еквівалентна економії цілого року, що не переривається ні сном, ні обідніми перервами! Ефективне управління часом не тільки дозволяє індивідові зробити свій робочий день продуктивнішим, але і знімає психологічні перевантаження, що виникає внаслідок браку часу, що негативно впливають на продуктивність праці і на задоволеність.

Нижче представлено резюме досліджень сорока таких методів. Перші двадцять застосовні до будь-яких аспектів життя будь-якої людини, останні ж стосуються діяльності, перш за все, менеджерів і управлінців.

Правило 1. Читайте вибірково. Це відноситься, в першу чергу, до людей, яким за службовим обов`язком доводиться прочитувати дуже багато листів, журналів, газети, книги, брошури, інструкцій і так далі. Всі тексти (за винятком тих книг, які ви читаєте в годинни дозвілля) слід читати приблизно так само, як ви прочитуєте газету, тобто пробігати їх очима, зупиняючись тільки на найважливіших місцях. Навіть найбільш важливі матеріали не вимагають дуже уважного читання, оскільки самі значущі їх положення зазвичай приводяться на початку параграфа або розділу. Якщо при цьому ви позначатимете найважливіші місця тексту, при необхідності ви зможете дуже швидко запам`ятати його зміст.

Правило 2. Привчайте себе складати список завдань на майбутній день. Слід зосереджувати увагу не на тому, що ви хочете зробити, а на тому, чого ви хочете досягти. Це не тільки привчить вас до планування своєї діяльності, але і дозволить вам розвантажити свою пам`ять. (Список повинен бути один і розміщуватися він винен на одному листі, а не на розрізнених клаптиках паперу).

Правило 3. Все повинно знаходитися у вас на своєму місці. Недотримання цього правила приведе до непродуктивних витрат часу, обумовлених двома причинами: ви витрачатимете час на пошуки потрібної речі, і у вас раз у раз виникатиме спокуса залишити поточне завдання і зайнятися чимось іншим. Наприклад, якщо матеріали, що відносяться до різних проектів, будуть розкидані на столі, ви будете раз у раз мимоволі перемикатися з однієї теми на іншу.

Правило 4. Привласнюйте всім вирішуваним вами завданням певні пріоритети. Кожен робочий день слід починати з найважливіших справ, за якими повинні слідувати термінові справи. Генерал Дуайт Ейзенхауер в роки Другої світової війни завжди слідував цьому правилу, що дозволяло йому справлятися з безліччю справ. При цьому він фокусував увагу строго на важливих справах, які ніхто, окрім нього, не міг вирішити, надаючи своїм заступникам можливість займатися терміновими, але менш важливими питаннями.

Правило 5. Можна займатися декількома тривіальними справами одночасно, але важливу справу слід робити тільки одну за раз. Ви можете заощадити немало часу, займаючись одночасно декількома простими або звичними справами. Це правило дозволяє менеджерам звільнитися від гніту тривіальних проблем і завдань за порівняно короткий час (скажімо, ви можете підписувати листи, не перериваючи розмови по телефону). Якщо ж ви займатиметеся по-справжньому серйозною проблемою, вам слід на якийсь час залишити решту всіх справ, подібно до того, як це роблять льотчики, роздрібні торговці або офіціанти, приділяючи всю увагу одній важливій справі або людині.

Правило 6. Складіть список невеликих справ, на виконання яких у вас піде 5-10 хвилин. Це дозволить вам належним чином використовувати невеликі вікна, якими зазвичай наповнений ваш робочий день (очікування початку засідання, час між зустрічами, телефонна розмова і тому подібне). Важливо, щоб виконання цих невеликих справ не заважало вашій роботі над вирішенням високо пріоритетних завдань.

Правило 7. Розбивайте великі проекти на частини або етапи. В цьому випадку вони вже не пригнічуватимуть вас своїми масштабами, терміновістю або значущістю. Відчуття, що завдання дуже велике, обернеться відчуттям перевантаженості і розгубленості.

Правило 8. Виявите 20% завдань, які представляються вам найбільш вирішальними. Згідно закону Парето, тільки 20% робіт забезпечують досягнення 80% результатів. Звідси дуже важливо визначити, які завдання складають ці найбільш важливі 20% і витратити основну масу вашого часу на них.

Правило 9. Присвячуйте найважливішим питанням кращі години роботи. Не витрачайте цей час на звичні справи. Рутинними справами краще займатися в ту пору, коли ви відчуваєте втому, ваша увага притупилася або коли ви не відчуваєте себе «на коні». Час, протягом якого ви особливо енергійні і зібрані, слід присвячувати найважливішим і терміновішим справам. Багато хто з нас схожий на маріонетки, яких смикають за вірьовки абсолютно незнайомі і неорганізовані люди. Не дозволяйте іншим людям без крайньої необхідності порушувати кращий час, що відводиться вами для здійснення найвідповідальнішої роботи. Ви самі повинні управляти своїм кращим часом.

Правило 10. Відведіть деякий проміжок часу протягом дня, коли інші не матимуть доступу до вас. Використовуйте цей час для вирішення завдань або для їх обдумування. Це може бути час, коли всі останні прямують додому або ще сплять, або певне місце, в якому ви абсолютно одні. Ні ст. якому випадку не допускайте, щоб в «лихоманці буден» був хоч би один день без вашого особистого контролю над вашим часом.

Правило 11. Не відкладайте «на потім». Якщо ви виконуватимете всі справи своєчасно, вони не зажадають від вас зайвого витрачання часу і сил. Зрозуміло, необхідно стежити і за тим, щоб рутинні, сьогохвилинні справи не затуляли від вас по-справжньому важливих завдань і цілей. У жодному випадку не відкладайте на завтра те, що можна зробити сьогодні.

Правило 12. Ведіть журнал обліку свого часу. Це одна з кращих стратегій управління часом. Ви не зможете зробити управління часом ефективнішим або усунути деякі проблеми, не знаючи того, як ви використовуєте свій робочий час. Проводите відповідні записи достатньо часто і регулярно, проте не настільки часто, щоб ця процедура породжувала у вас відчуття незадоволеності. Записуйте, що ви робите кожні 30 хвилин або годину

Правило 13. Задавайтеся конкретними термінами. Це допоможе вам використовувати свій час розумніше. Робота завжди віднімає у вас рівно стільки часу, скільки ви їй присвячуєте. Якщо ви не задастеся якимись тимчасовими межами, вона може тривати довше, ніж потрібно.

Правило 14. Прагніть присвятити час очікування чомусь корисному. Дослідники встановили, що близько 20% свого часу в середньому людина витрачає на очікування. Це час ви можете присвятити читанню, плануванню, підготовці, повторенню, перегляду і іншим видам діяльності, які можуть сприяти виконанню вами своєї роботи.

Правило 15. Відведіть певний час для розгляду серйозних питань. Оскільки прості проблеми можуть затулити собою проблеми, на рішення останніх необхідно виділити особливий час. Відмова відповідати на листи або проглядати пресу до настання певної години дозволить вам зберегти існуючі пріоритети.

Правило 16. Візьміть за правило вирішувати остаточно протягом робочого дня хоч би одну проблему. Якщо ви підійдете до кінця робочого дня з відчуттям незавершеності жодного завдання, у вас зросте відчуття перевантаження і стресу із-за дефіциту часу. Остаточне вирішення ж проблеми, навпаки, викличе у вас полегшення і сприятиме зняттю стресу.

Правило 17. Розплануйте особистий час. Вам необхідно повністю на якийсь час забути про вантаж проблем і побути одному(-ою). Цей час можна присвятити плануванню, визначенню пріоритетів, медитації або звичайному розслабленню. Подібна діяльність, крім цього, сприяє підтримці рівня вашої самооцінки.

Правило 18. Не дозволяйте собі турбуватися про що-небудь тривалий час. Дозволяйте собі випробовувати неспокій з приводу тих або інших питань тільки в певні години роботи, а в інший час відчуття тривоги виганяйте. Завдяки цьому ви зможете зберегти ясність свідомості і концентруватися на вирішенні актуальних завдань. Навчитися цьому непросто, проте контроль над «часом для неспокою» дозволить вам більш грамотно використовувати свій час і звільнитися від стресу.

Правило 19. Фіксуйте на папері свої довгострокові цілі. Це зробить ваші дії більш послідовними. Відсутність ясних цілей неможливо компенсувати ні компетентністю, ні організованістю. Довготривалі цілі, які записані, стануть для вас зримим орієнтиром.

Правило 20. Постійно підвищуйте ефективність використання свого робочого часу. Кожному з нас потрібні нагадування, і все це допоможе постійному вдосконаленню використання вами вашого часу і перетворенню грамотного управління часом на частину вашого стилю життя.

Розумне управління часом для менеджерів

Другий список правил призначений, в першу чергу, для менеджерів. Перші сім правил відносяться до області ведення зборів, оскільки, згідно навичкам менеджерів, вони витрачають на участь в них до 70% свого часу.

Правило 1. Рутинні збори слід проводити в кінці робочого дня. Творчий і енергетичний рівні досягають максимуму в першій половині робочого дня, і тому цей час не слід розтрачувати на тривіальні справи. Крім іншого, кінець робочого дня стане природною межею цих зборів.

Правило 2. Короткі збори краще проводити прямо по ходу справи, тобто, буквально, на ходу. Це гарантує їх короткочасність. Давно відмічено: чим в комфортніших умовах знаходяться учасники зборів, тим довше воно триває.

Правило 3. Встановлюйте ліміт часу. Це сформує очікування щодо терміну завершення зборів і змусить пристосовуватися до його рамок. Починайте кожні збори з повідомлення про їх тривалість і ціль.

Правило 4. Відміняйте збори, якщо в них немає особливої потреби. Будь-які збори повинні відбуватися, тільки якщо це необхідно. Якщо повістка зборів здається вам порожньою або такою, що не відповідає вашим основним цілям, сміливо відміняйте їх. Завдяки цьому, збори, що проводяться вами, стануть результативнішими і оптимальними за витратами часу. (Крім іншого, люди відчують, що їх зібрали по якихось дійсно серйозних причинах).

Правило 5. Готуйте заздалегідь письмову ціль зборів, прагніть неухильно дотримуватися її і стежте за дотриманням регламенту. Дотримання цих правил полегшує підготовку зборів, дозволяє не відхилятися від предмету і залишатися в рамках ділових питань. Визначати ціль зборів слід до їх початку, оскільки в процесі її обговорення деякі питання будуть вирішені ще до початку зборів. Будь-які збори слід починати з представлення цілі («На сьогоднішніх зборах ми розглянемо наступні питання...»). Ведення протоколу зборів забезпечує упевненість, що рішення не будуть забуті, що виконавці і відповідальні визначені і що очікування кожного збудуться. Необхідність дотримання регламенту стимулює учасників зборів бути раціональними і завершити збори у встановлений час.

Правило 6. Починайте збори точно у визначений час. Це дозволить гарантувати, що люди прийдуть вчасно. (Деякі менеджери свідомо починають збори в достатньо незвичайний час, наприклад, о десятій годині тринадцять хвилин, щоб зайвий раз звернути увагу співробітників на значущість чинника часу). Своєчасний початок зборів сприяє заохоченню тих, хто прийшов своєчасно.

Правило 7. Складіть протокол зборів і прагніть неухильно слідувати ухваленим на них рішеннях. Це дозволить вам уникнути повторного повернення до питань, що вже обговорювалися на зборах. Подібна практика створює відчуття відповідальності за виконання робіт відповідно до рішень зборів. Зафіксовані публічно в протоколі завдання виконуються з більшою вірогідністю.

Правило 8. Запропонуєте підпорядкованим представити свій варіант вирішення проблеми. Ця практика дозволить вам покінчити з властивою вашим співробітникам тенденцією перекладати вирішення всіх важких питань на плечі начальства. В цьому випадку вони будуть вимушені взяти посильну участь у вирішенні поставленої перед ними проблеми. Аналіз запропонованих співробітниками варіантів дозволить вам прийти до оптимального рішення.

Правило 9. Зустрічайте відвідувачів на порозі свого кабінету. Це дозволить вам контролювати свій час шляхом контролю над простором вашого офісу. Час вашої розмови з відвідувачем багато в чому залежить від того, чи сидите ви за своїм робочим столом або ж стоїте в дверях.

Правило 10. Прагніть почастіше відвідувати кабінети підлеглих для коротких зустрічей. Це корисна практика. Така тактика дозволить вам перервати розмову з працівником в потрібний вам час. Але стежите за тим, щоб весь ваш час не йшов на подорожі по кабінетах підлеглих.

Правило 11. Не перенавантажуйте планами свій робочий день. Ви винні щодня повністю розпоряджатися хоч би частиною свого робочого часу. Незаплановані зустрічі і несподівані претензії з боку інших людей можуть позбавити вас належної ініціативи і можливості розпоряджатися власним часом. Втім, це не означає, що у вас повинні бути великі періоди часу, коли ви зовсім вільні. Пам`ятаєте: хороший менеджер повинен бути паном, але ніяк не рабом часу.

Правило 12. Обзаведіться місцем, в якому ви могли б працювати абсолютно спокійно, не боячись, що вам перешкодять. Це дозволить вам концентруватися на вирішенні серйозних завдань. Спроби сфокусувати увагу на завданні або проблемі ще раз після того, як вас перервали, вимагають додаткового часу. Розумова діяльність неекономна, якщо потрібне повторення.

Правило 13. Ухвалюйте певні рішення по всіх документах, що поступають до вас, і службових записках. Це позбавить вас від необхідності вирішувати одне і те ж питання кілька разів. Деякі з цих паперів можна тут же відправити до сміттєвої корзини.

Правило 14. Держіть своє робоче місце в порядку. Це дозволить вам мінімізувати непродуктивні витрати часу (яке йтиме у вас у тому числі і на пошук потрібних документів).

Правило 15. Делегуйте завдання, визначайте рамки особистої ініціативи підлеглих і вселяйте упевненість в успіху. Всі ці правила пов`язані з ефективним делегуванням повноважень, одним з ключових методів управління часом.

Пам`ятаєте про те, що ці методи є засобом, а не метою. Дослідження показують, що менеджери, що використовують такі методи, краще контролюють свій час, досягають кращих результатів, мають кращі відношення з підлеглими. Щоденна економія всього тридцяти хвилин дозволить вам заощадити за роки вашої роботи цілий рік, або 8760 годин! Якщо ви випробуєте деякі із запропонованих вашій увазі методів на практиці, ви дуже скоро переконаєтеся в їх ефективності, що знайде вираз, перш за все, в ослабленні тимчасового стресу.

 

Варто переглянути :

 

 


 Прочитано - 7702 раз








Сервіси
  Афіша
  ТВ - програма
 

Медіа
  Фотогалерея
  Відео - Луцьк
 

...

Погода Луцьк
 


Погода в інших містах

волог.:

тиск:

вітер:

волог.:

тиск:

вітер:

волог.:

тиск:

вітер:

волог.:

тиск:

вітер:

 

Ми в Facebook
 




© 2007 - 2016 Топ Луцьк


Проект компанії:
Про портал | Правила порталу | Рекламодавцям

Промо | Партнери проекту | Робота у нас | Карта сайту | FAQ | Контакти