ТОП
  Новини
  Інтерв'ю
  Біржа праці
  Дошка оголошень
  Каталог підприємств
  Акції та пресс-релізи
  Статті та Аналітика
 

Довідник
  Про Луцьк
  Карта Луцька
  Міська тел. довідка
  Телефонні коди Волині
  Поштові індекси Волині
  Міський транспорт
  Розклад руху поїздів
  Розклад руху по АС-1
 

Інструменти
  Книги
 

Ми ВКонтакте
 


Підписка на новини

e-mail:
RSS RSS
 


Організація системи реєстрації і зберігання документів




Організація системи реєстрації і зберігання документів
Звільнитеся від дуже благоговійного відношення до реєстрації і зберігання документів. За спостереженнями експертів приблизно до 85% всіх матеріалів, що зберігаються в середній за об`ємом картотеці, після реєстрації більше ніхто і ніколи не торкається. Це означає, що в майбутньому тільки один з п`яти старанно підшитих і зареєстрованих документів буде затребуваний. Крім того, ймовірно, цей дійсно необхідний документ буде дуже не просто відшукати.

Вам ніколи з належним ступенем упевненості не вдасться передбачити, який документ в майбутньому вам знадобиться, а який ні. Завдання операції реєстрації і зберігання документів полягає зовсім не в тому, щоб звільнити ваш робочий стіл, а в тому, щоб розумно справитися із страхом, що виникає, коли ви боїтеся відправити той або інший документ до сміттєвої корзини тільки тому, що не знаєте, що з ним робити далі. У картотеку повинні відправлятися тільки ті документи, які ви не зможете надалі вільно отримати з інших джерел, і документи, які цілком можуть вам знадобитися і в майбутньому.

Оцінюючи документ з погляду необхідності його реєстрації і зберігання, постарайтеся відразу ж відповісти на питання про те, яку користь ви могли б отримати з нього в майбутньому. Якщо переконливої відповіді на таке питання ви не знаходите, то сміливо відправляйте його в сміттєву корзину.

У справі реєстрації і зберігання документів існують і ряд інших проблем. Перевірте, які проблеми безпосередньо відносяться до вас:
неправильне розміщення інформації;
відсутність структури системи реєстрації і зберігання документів;
недотримання структури системи реєстрації і зберігання документів;
недостатньо продумана система угрупування документів для їх подальшого пошуку;
відсутність системи видалення застарілих документів;
створення дублюючих один одного тек унаслідок відсутності чіткого уявлення про документи, що вже є в наявності;
реєстрація і зберігання документів, до яких можна дістати вільний доступ з інших джерел;
створення усередині системи дуже складної класифікації по категоріях, аж до того, що система стає некерованою;
невідповідність устаткування зберіганню матеріалів специфічних типів;
витрата часу на пошук неправильно зареєстрованих файлів;
нерішучість в питанні вибору місця зберігання документів;
відсутність тек, позичених невідомими особами.

Вибір способів розміщення і зберігання інформації повинен здійснюватися з урахуванням частоти звернення до тек з документами.

Поточні проекти і види діяльності. До цієї категорії відносяться теки, до яких ви можете звертатися по декілька разів на дню, тому їх слід зберігати або в картотечних ящиках вашого столу, або в картотеці, яка повинна розташовуватися в безпосередній близькості від вашого робочого столу. До цієї ж категорії відносяться теки з документами по індивідуальних проектах або завданнях, що знаходяться в процесі виконання. Можливо, доцільно буде промаркірувати ці теки таким чином: для відповіді, для прочитання, для підготовки до нарад. Це допоможе вам подолати схильність до захаращення вашої теки вхідних документів і уникнути виникнення кіп паперових документів на вашому робочому столі. Якщо ви виберете такий підхід, вам слід бути обережними, щоб ці теки не перетворилися на місця скупчення сміття. Особливо це відноситься до тек, помічених «для прочитання». Недолік тек загального призначення полягає в їх структурі, із-за чого можна пропустити важливу інформацію терміну виконання того або іншого завдання. Наприклад, попереднє читання для підготовки до наради або лист, на який потрібно відповісти до певної дати. Для подолання цієї проблеми користуйтеся теками з численними відділеннями, з системою нагадувань.

Основні довідкові файли. Ваша головна система реєстрації і зберігання документів призначена для матеріалів, за довідкою до яких ви час від часу звертаєтеся. Документи по поточних проектах і видах діяльності повинні відправлятися туди тільки в тому випадку, якщо їх дійсно варто там зберігати. Просте відсилання в головну картотеку всіх документів за поточним проектом після його завершення є помилкою. Адже тека, що відноситься до цього проекту, за час його виконання могла обрости іншими допоміжними робочими матеріалами, які вже не мають якого-небудь значення. Якщо ви хочете, щоб ваша система працювала чітко і надійно, безжально позбавляйтеся від сміття.

Організація вашої системи реєстрації і зберігання документів

Спочатку визначитеся щодо кількості розділів, по яких ви хочете згрупувати свої теки. Природно, це залежатиме від характеру вашої роботи, але, як правило, наступні категорії присутні у всіх системах такого роду: персонал, клієнтура, проекти або адміністрування. Буде доцільно, якщо ви скористаєтеся колірним кодуванням тек усередині кожного розділу з тим, щоб полегшити собі пошук в картотеці. Особливо це зручно, якщо ви користуєтеся алфавітною системою реєстрації і зберігання документів. Алфавітний порядок зазвичай є найзручнішим при організації зберігання окремих файлів в рамках категорії або розділу.

При виборі назв окремих тек використовуйте якомога докладніший опис, але при цьому враховуйте питання управління картотекою. Слід уникати як розділення швидко заповнюваних документами тек декілька нових, так і того, щоб у вас в системі зберігалися теки всього з декількома документами. Ні те, ні інше не сприяє швидкому пошуку потрібних ділових паперів, що, власне, і є основною причиною організації вашої системи їх реєстрації і зберігання. Якщо теки, що містяться в одній з тек розділу, будуть дуже об`ємними від документів, що розпирають їх, то пропадає весь сенс організації вашої системи, тому що це те ж саме, що зберігати документи у вигляді кіп на своєму столі. Не намагайтеся визначитися щодо подальшої цінності всіх документів, що проходять через ваші руки, інакше ви опинитеся в такому положенні, що деякі теки вашої системи залишаться порожніми. Проте пам`ятаєте, що ваша система з часом розширюватиметься, тому залиште вільний простір між теками і розділами. Назви тек повинні бути короткими і простими, і постарайтеся уникати туманних описів. Теки категорії «різне» за своєю суттю є чорними дірками. Для зберігання матеріалів вибирайте відповідне ним устаткування. Для великих за об`ємом звітів і періодичних видань краще користуйтеся теками з осередками або міцними швидкозшивачами, а не навісними теками з м`якого матеріалу. Подумайте, чи варто зберігати журнали і інші періодичні видання цілком. Якщо ви вирізуватимете з них потрібні вам матеріали, то їх зберігання займе значно менше місця і їх буде легко відшукати.

Реєстрація і зберігання документів

Приведемо декілька рекомендацій по вдосконаленню вашої системи реєстрації і зберігання документів:
У верхній частині кожного документа, призначеного для зберігання, проставте найменування теки, в яку ви хочете його відправити. Ця операція допоможе вам уникнути повторного читання документа і визначення цільової теки, коли 
ви дійсно займетеся його відправкою на зберігання.
Якщо ви випробовуєте утруднення щодо того, куди відправити документ, постарайтеся визначити ту тему, якою він відповідає, з тим щоб в майбутньому у вас не виникло проблем з його пошуком.
Завжди тримаєте під рукою список ваших тек, це допоможе вам визначитися, куди відправити той або інший документ, і утримає вас від створення нових тек, тематика яких перекликатиметься з тематикою тих, що вже є.
Не слід реєструвати і приймати на зберігання роздруки документів, що вже є на зберіганні в комп`ютері. Організовуйте зручну структуру директорій для ваших комп`ютерних файлів з надійною системою резервного копіювання. Такі документи легко шукати і простіше вносити до них зміни. Крім того, це займає значно менше вільного простору.
Не слід реєструвати і приймати на зберігання матеріали, доступ до яких ви можете вільно отримати з інших джерел, таких як: виконавець документа, центральний архів або довідкові ресурси Інтернету.
Виробіть в собі стійку звичку щодо реєстрації і зберігання документів. Регулярне виконання заходів щодо реєстрації і зберігання документів приведе до виграшу в часі, так що вам ніколи не доведеться мати справи з величезним об`ємом документації, належній реєстрації і обробці. По можливості прагніть здійснювати реєстрацію і обробку документів щодня.
Якщо у вашому офісі існує проблема, пов`язана з безслідним зникненням деяких тек, вам слід завести просту, але ефективну систему контролю їх видачі. Поряд з вашою картотекою повісьте конверт з готовими формату А4 бланками видачі документів. У бланку повинні бути наступні три графи: ім`я, посада, дата. Будь-яка особа, що звертається до вас за тією або іншою текою, повинна заповнити цей бланк і помістити його на місце, що звільнилося від теки.

Якщо вашу систему реєстрації і зберігання документів веде хто-небудь інший, ви випробовуєте непереборне бажання звалити цілком і повністю всю цю нудну роботу на нього. Проте пам`ятаєте, що інформація, що міститься в картотеці, належить вам, тому варто хоч би ознайомитися із структурою цієї системи, з тим щоб, коли ви маркіруєте документ, знати, що відправите його до конкретної теки, а не в якусь чорну дірку. Даний процес уявного розподілу документів допоможе вам у разі потреби їх знайти.

Сортування тек і видалення з них непотрібних документів

Якщо ви регулярно не приділятимете належної уваги системі реєстрації і зберігання документів, то швидко можете загубити контроль над теками, що містяться в ній. Термін зберігання матеріалів повністю залежить від характеру інформації, що міститься в них. Деякі документи застарівають протягом декількох тижнів, інші не втрачають своєї актуальності роками. Процес вилучення тих матеріалів, які повинні бути відправлені до сміттєвої корзини або на зберігання в архів, може бути таким, що дуже бентежить. Якщо, працюючи з текою, ви помічаєте, що в ній міститься застарілий матеріал, вилучіть його, але при цьому постарайтеся не відриватися від вашого поточного завдання для того, щоб зайнятися тривалим процесом пересортовування документів.

Постарайтеся спланувати час для ревізії своєї системи. Тут існують два шляхи, а саме: шлях «великого стрибка» і шлях внесення незначних, але частих змін. Перший з них має на увазі проведення ретельної ревізії системи, скажімо, раз на три місяці. Другий — пересортовування декількох тек в кінці кожного робочого дня. Обидва шляхи мають свої недоліки. Якщо ви переобтяжені роботою, а хто зараз не переобтяжений, то «великий стрибок» може постійно відкладатися на невизначений час, поки в системі насправді не виникне серйозна проблема. Недолік другого способу полягає лише в тому, що вироблення звички по проведенню таких заходів у вас піде значна кількість часу.

Як би там не було, у будь-якому випадку ви повинні бути безжальні по відношенню до сміття, але при цьому не давати собі зав`язнути в трясовині раптово виникаючих побічних завдань. Якщо в процесі роботи ви виявите, що деякі матеріали були неправильно розміщені або одну теку слід об`єднати з іншою, відправте ці матеріали туди, куди вони повинні бути відправлені, але утримаєтеся від спокуси відразу взятися за пересортовування відповідної теки, якщо ця тека ще не проходила обробку. Всьому свій час.


 

Цікаво :

 Прочитано - 2941 раз








Сервіси
  Афіша
  ТВ - програма
 

Медіа
  Фотогалерея
  Відео - Луцьк
 

...

Погода Луцьк
 


Погода в інших містах

волог.:

тиск:

вітер:

волог.:

тиск:

вітер:

волог.:

тиск:

вітер:

волог.:

тиск:

вітер:

 

Ми в Facebook
 




© 2007 - 2016 Топ Луцьк


Проект компанії:
Про портал | Правила порталу | Рекламодавцям

Промо | Партнери проекту | Робота у нас | Карта сайту | FAQ | Контакти